Six Sigma là một trong những phương pháp luận quản lí chất lượng phổ biến nhất được dùng trong công nghiệp ngày nay. Nó bắt đầu năm 1986 như một phương pháp dựa trên thống kê để làm giảm biến thiên trong qui trình chế tạo điện tử tại Motorola. Về nguồn gốc, nó dựa trên khái niệm “Quản lí chất lượng toàn bộ” và được thích ứng cho công nghiệp điện tử nhưng qua thời gian, nó được “quảng cáo” như có nhiều nghĩa khác biệt tuỳ theo ai giải thích nó.
Khi tôi làm việc tại Motorola vào cuối những năm 1980, Six Sigma chỉ được dùng bên trong công ti về cải tiến tấm nền, một lát mỏng vật liệu bán dẫn, trên đó các vi mạch được xây dựng lên. Qui trình chế tạo này là dễ sinh lỗi và tốn kém cho nên bằng việc áp dụng các cách đo (Six Sigma là 3.4 lỗi trên một triệu cơ hội) chúng tôi có thể giảm số các khiếm khuyết tương ứng. Tuy nhiên, những người khác đã thích ứng kĩ thuật này và thuật ngữ này vào trong các khu vực khác như kinh doanh, tài chính, phần mềm và qua thời gian, Six Sigma đã tiến hoá thành nhiều thứ với nhiều người.
Ngày nay, theo đào tạo của Motorola, Six Sigma là độ đo, phương pháp luận, và hệ thống quản lí.
Theo quan điểm độ đo, Six Sigma được dùng như thang cho các mức độ ‘tốt’ hay chất lượng. Một Six Sigma bằng 3.4 khiếm khuyết trên một triệu cơ hội (DPMO). Thuật ngữ ‘Six sigma’ bắt nguồn từ thuật ngữ toán học và thống kê như đơn vị đo theo biến thiên.
Theo quan điểm phương pháp luận, Six Sigma có thể được dùng như việc cải tiến doanh nghiệp hội tụ vào các qui trình tổ chức bởi: 1) Hiểu và quản lí yêu cầu khách hàng, 2) Gióng thẳng các qui trình nghiệp vụ then chốt để đạt tới các yêu cầu đó, 3) Sử dụng phân tích dữ liệu nghiêm ngặt để tối thiểu hoá biến thiên trong các qui trình đó, 4) Dẫn lái cải tiến nhanh và bền vững cho các qui trình doanh nghiệp. Để thực hiện các qui trình này, tổ chức phải áp dụng mô hình cải tiến có tên là DMAIC là chữ viết tắt cho: Define opportunity (xác định cơ hội); Measure performance (Đo hiệu năng); Analyze opportunity (Phân tích cơ hội); Improve performance (Cải tiến hiệu năng); và Control performance (Kierm soát hiệu năng)..
Theo quan điểm quản lí: Six Sigma chủ trương rằng các độ đo và phương pháp luận là không đủ để làm cải tiến qua thời gian. Điều quan trọng hơn là đối xử Six Sigma cũng là hệ thống quản lí để thực thi chiến lược doanh nghiệp bởi 1) Gióng thẳng chiến lược doanh nghiệp với nỗ lực cải tiến mấu chốt; 2) Động viên tổ tấn công vào các dự án có tác động cao; 3) Tăng tốc kết quả kinh doanh được cải tiến; 4) Giám quản nỗ lực để đảm bảo cải tiến được bền vững.
Về căn bản, Motorola nhấn mạnh rằng bạn phải dùng tất cả ba quan điểm này để đạt tới cải tiến bền vững qua thời gian. Các độ đo qui trình và phương pháp luận của Six Sigma phải được áp dụng cho các cơ hội cải tiến trực tiếp có móc nối tới chiến lược tổ chức. Để thực hiện phương pháp luận Six Sigma, tổ chức phải tạo ra các tổ với người lãnh đạo tổ. Những người này cần được đào tạo về phương pháp Six Sigma (Đây là nơi nhiều nhà tư vấn tới và đó là lí do tại sao Six Sigma trở thành rất phổ biến). Tổ phải biết cách dùng các độ đo và công cụ cải tiến (nhiều đào tạo hơn và nhiều công cụ hơn), cũng như biết cách trao đổi với khách hàng bên trong, bên ngoài, và nhà cung cấp vì họ là một phần của các qui trình mấu chốt của dây chuyền chuyển giao của tổ chức. Sau một số đào tạo, thành viên tổ có thể đạt tới hạng nào đó như Đai Đen, Đai Lục v.v. được lấy theo hệ thống đẳng cấp của Karate, kí hiệu cho những người có phẩm chất khác nhau, và tri thức chuyên gia. Lãnh đạo tổ Six Sigma (Đai Đen) biết cách dùng công cụ đo tại từng pha của cải tiến để xác định, đo, phân tích và kiểm soát biến thiên trong chất lượng qui trình, và để quản lí người, tổ và trao đổi.
Tôi đã trải qua việc dùng Six Sigma trong qui trình chế tạo điện tử khi tôi làm việc tại Motorola. Tuy nhiên, ngày nay có nhiều giải thích khác nhau thế về ứng dụng của Six Sigma vào các khu vực khác và khó làm quan sát khách quan để xác định cách nó làm việc. Chẳng hạn, để đạt tới Six Sigma trong phần mềm, điều đó có nghĩa sản phẩm phần mềm phải đạt tới không lớn hơn 3.4 khiếm khuyết trên một triệu dòng mã không? Tôi đã thấy nhiều công ti phần mềm tuyên bố đạt tới “Six Sigma” nhưng tôi không biết nó có nghĩa gì cho nên tôi thừa nhận dốt nát của mình trong khu vực này và để các chuyên gia giải thích nó.
—-English version—-
Six Sigma
Six Sigma is one of the most popular quality management methodology used in the industry today. It started in 1986 as a statistically-based method to reduce variation in electronic manufacturing processes at Motorola. Originally, it is based on the “Total Quality Management” concept and adapted to the electronic industry but overtime, it is being “advertised” as a lot of different things with different meanings depends on who is explaining it.
When I worked at Motorola in the late 1980s, Six Sigma is only used within the company on the improvement of wafer, a thin slice of semiconductor material, upon which microcircuits are constructed. This manufacturing process is error-prone and expensive so by applying measurements (Six Sigma is 3.4 defects per one million opportunities) we can reduce the number of defects accordingly. However, other people had adapted the technique and terms into other areas such as business, finance, software and overtime, Six Sigma has evolved into many things to many people.
Today, according to Motorola training, Six Sigma is a metric, a methodology, and a management system.
From the metric view, Six Sigma is used as a scale for levels of ‘goodness’ or quality. A Six Sigma equates to 3.4 defects per one million opportunities (DPMO). The term ‘Six sigma’ come from mathematic and statistic term as a unit of measurement in variation.
From the methodology view, Six Sigma can be used as a business improvement that focuses an organization processes by: 1) Understanding and managing customer requirements, 2) Aligning key business processes to achieve those requirements, 3) Utilizing rigorous data analysis to minimize variation in those processes, 4) Driving rapid and sustainable improvement to business processes. To implement these processes, organization must apply the improvement model called DMAIC which is the acronym for: Define opportunity; Measure performance; Analyze opportunity; Improve performance; and Control performance..
From the management view: Six Sigma advocates that metrics and methodology is not enough to make improvements over time. It is more important to treat Six Sigma also as a management system for executing business strategy by 1) Align business strategy to critical improvement efforts; 2) Mobilize teams to attack high impact projects; 3) Accelerate improved business results; 4) Govern efforts to ensure improvements are sustained.
Basically, Motorola emphasizes that you must use all three views to achieve improvements that are sustainable over time. Six Sigma’s process metrics and methodology must be applied to improvement opportunities that are directly linked to organizational strategy. To implement Six Sigma methodology, organization must create teams with team leaders. These people need to be trained in Six Sigma’s methods (This is where many consultants come in and that is why Six Sigma become very popular). The team must know how to use metrics and improvement tools (More training and more tools), as well as knowing how to communicate with internal, external customers and suppliers as they are part of the critical processes of the organization’s delivery chains. After several trainings, team members may achieve certain ranks such as Black Belts, Green Belts etc. adapted from the Karate system which denote people with different qualifications, and expertise. Six Sigma team leaders (Black Belts) know how to use measurement tools at each phase of the improvement to define, measure, analyze and control variation in process quality, and to manage people, teams and communications.
I have experienced the use of Six Sigma in electronic manufacturing process when I worked at Motorola. However, today there are so many different explanations on the application of Six Sigma into other areas and it is difficult to make a objective observation to determine how it works. For example, to achieve Six Sigma in software, does it means software product must achieve no more than 3.4 defects per million line of code? I have seen many software companies claimed on achieve “Six Sigma” but I do not know what it means so I admit my ignorance in this area and let the expert explain it.
