Tài liệu

Báo cáo trước đám đông

Một tập luận văn tốt nghiệp được đánh giá tốt không phải chỉ ở phần viết tốt mà cả phần báo cáo bảo vệ của sinh viên trước hội đồng chấm luận văn. Thường thì sinh viên rất lo khi đứng trước hội đồng hay đám đông vì không biết diễn đạt bài báo cáo như thế nào hay không đủ kiến thức để trả lời câu hỏi của hội đồng và khán giả. Để trình bày được tốt bài báo cáo trước hội đồng hay đám đông thì cần chú ý chuẩn bị bài báo cáo thật kỹ, ngắn gọn và xúc tích; chỉ ra những điểm nổi bật, điểm hấp dẫn của bài báo cáo; thêm vào đó phải đưa ra nhiều minh họa để người nghe hình dung biết được; và một điều quan trọng là phong cách báo cáo như thế nào để cho khán giả chấp nhận.

Chuẩn bị bài báo cáo

Trình bày báo cáo phải ngắn gọn, rõ ràng và logic. Một bài báo cáo gồm những ý chính như sau:

  • Mục tiêu của bài báo cáo trình bày vấn đề gì?
  • Ý chính cần trình bày là những ý gì?

Liệt kê nội dung của 2 ý trên như là bước khởi đầu của sự chuẩn bị. Nêu ra những gì cần trình bày, bỏ đi những phần dư thừa và kiểm tra lại tính hợp lý của bài báo cáo. Những phần khó không hiểu, tốt hơn hết là không nên dưa ra.  

Nên chắt lọc những phần chính hay là những ý chính cần trình bày, vì trong buổi báo cáo, không bao giờ đọc hết nguyên bản của bài viết. Ghi nhớ nội dung và sắp xếp theo trình tự của vấn đề cần trình bày. Lưu ý: Nếu chiếu slide thì nên làm dấu, sao cho trùng khớp với phần trình bày.

Trước khi báo cáo chính thức, nên tập dượt trước và cần có sự góp ý của bạn bè cùng lớp hoặc thầy hướng dẫn.

Cấu trúc chung của bài báo cáo

Đặc điểm chung của việc trình bày bài báo cáo là xoáy sâu vào vấn đề chính, trọng tâm của vấn đề cần báo cáo. Dưới đây là cấu trúc của một bài báo cáo, nhưng không nhất thiết lúc nào cũng theo khuôn mẫu đó.

  • Tựa/tác giả (1 slide)
  • Dàn bài (1 slide)

Nêu lên những phần của bài báo cáo sẽ được trình bày, tuy nhiên cũng có thể trình bày phần này ở dưới tựa của slide tựa.

  • Đặt vấn đề (1-2 slides)

Trình bày động cơ thúc đẩy thực hiện việc nghiên cứu, hướng giải quyết vấn đề, từ đó đưa ra mục đích thực hiện.

  • Phương tiện và phương pháp (1- 2 slides)

Trình bày phương tiện và phương pháp cơ bản thực hiện nghiên cứu.

  • Kết quả (8 - 12 slides)

Minh họa hình ảnh và trình bày những kết quả thực hiện được của đề tài nghiên cứu.

  • Kết luận (1 slide)

Chỉ ra những gì đã đạt được từ nghiên cứu.

  • Công việc tương lai (0 - 1 slide)

Nêu lên những khó khăn, tồn tại trong việc nghiên cứu và đề nghị hướng nghiên cứu tiếp.

  • Những slide dự phòng (0-3 slides)

Có những slide dự phòng (không được tính vào bài báo cáo) dùng để trả lời những câu hỏi đã được dự đoán trước.

Thông thường những người trình bày tốt thì họ nói 2 phút cho 1 slide (không bao gồm những slide tựa và slide sườn bài báo cáo), vậy thì 15 slide thì cần 30 phút để báo cáo.

Cách trình bày báo cáo

Bài báo cáo tốt phải đạt yêu cầu sau:

  • Giới thiệu cho khán giả biết được những nội dung cần trình bày.
  • Đi sâu vào nội dung cần trình bày.
  • Kết thúc phần trình bày (phần này nêu ngắn gọn và đầy đủ).

Phải trình bày theo đúng thời gian cho phép (nên trình bày ngắn hơn thời gian cho phép hơn là vượt thời gian). Thông thường, thời gian trình bày một slide của powerpoint hay overhead khoảng 2 phút là tốt nhất. Nếu trình bày trên 5 phút/slide thì sẽ làm cho khán giả cảm thấy chán.

Cần bám sát nội dung trọng tâm của đề tài, không được đi lạc đề. Nếu trình bày quá rộng hay diễn đạt loanh quanh hoặc sai lạc vấn đề sẽ tốn thời gian và thêm vào đó là sẽ không biết kết thúc như thế nào. Nếu muốn làm rõ ý một vấn đề nào đó mà cần nhiều thời gian thì nên dành cho phần thảo luận.

Sau khi kết thúc phần trình bày, nếu có câu hỏi hãy quan tâm trả lời từng câu hỏi được đặt ra. Tránh trả lời một cách khô khan làm cho khán giả cảm thấy người trả lời bị miễn cưởng. Nếu cử tọa không có câu hỏi thì có thể tự đặt câu hỏi gợi ý cho khán giả và đây là những câu hỏi đã được chuẩn bị trước.

Cách phát phải âm rõ ràng, không lớn tiếng hay nhỏ tiếng, phát âm sao cho mọi người trong phòng hay cả hội trường nghe rõ ràng. Không nói nhanh quá hoặc nói một cách chậm chạp, rề rà. Giọng nói tự nhiên, mặc dù đây không phải là đàm thoại.

Thỉnh thoảng cũng nên dừng lại một chút ở một ý chính thú vị, độc đáo vì đây cũng là cách để nhấn mạnh ý chính đó.

Tránh dùng những câu bông đùa, thường hành vi nầy không tốt khi trình bày bài báo cáo trước đám đông, nhất là trước Hội đồng.

Để bài báo cáo thêm sinh động nên thay đổi cách nói như:

  • Tốc độ nói lúc nhanh, lúc chậm theo tầm quan trọng của nội dung.
  • Độ cao thấp của giọng nói theo mức độ hào hứng của nội dung.

Dùng tay chỉ để nhấn mạnh những ý chính, tuy nhiên không cho phép di chuyển tay nhiều quá, vì khi di chuyển nhiều quá làm cho khán giả cảm thấy chóng mặt, khó chịu khi theo dõi. Nhờ bạn bè góp ý về những cử chỉ của mình để tự điều chỉnh.

Khi báo cáo cần nhìn về phía khán giả, tuy nhiên không phải nhìn đăm đăm vào một người nào đó vì có thể làm cho khán giả cảm thấy không thoải mái.

Lưu ý đến vị trí đứng khi trình bày. Không đứng ở vị trí che khuất màn hình. Phải kiểm tra tầm nhìn của khán giả mà chọn vị trí đứng cho phù hợp, hoặc sắp xếp lại chổ ngồi của khán giả. Cần hiệu chỉnh màn hình cho thật rõ nét.

Tránh di chuyển quá nhiều, đi lên, đi xuống có thể làm cho khán giả không được tập trung nghe báo cáo. Chú ý đến thái độ của người nghe để biết được khi nào nên trình bài tiếp và khi nào nên ngưng để cho khán giả nghỉ.

Trợ huấn cụ

Trợ huấn cụ rất có ý nghĩa để hỗ trợ cho bài báo cáo, giúp bài báo cáo được thành công. Tuy nhiên, nó phải phù hợp với những gì chúng ta muốn trình bày. Dưới là những trợ huấn cụ có thể dùng trong báo cáo:

  • Overhead
  • Máy chiếu slides
  • Máy tính và LCD
  • Video và film
  • Hình ảnh

Sử dụng các trợ huấn cụ thì phải biết cách sử dụng chúng như thế nào, cần phải kiểm tra hoạt động của chúng trước khi báo cáo.

Khi dùng overhead, phải đặt giấy chiếu ngay ngắn và dễ đọc. Để tránh đặt ngược giấy chiếu, nên sắp xếp tất cả giấy chiếu theo một chiều và có chiếu thử trước. Như vậy dễ lôi cuốn khán giả và tránh mất thời gian. Mỗi tờ giấy chiếu sau khi trình bày xong phải để theo thứ tự để dễ tìm khi khán giả cần xem lại.

Không nên viết quá nhiều từ trên 1 slide, thông thường một hàng không nên quá 10 từ. Cở chữ và kiểu chữ phải dễ đọc và thay đổi tùy theo kích thước của phòng. Không nên viết quá nhiều từ trên slide rồi đọc hay trang trí quá rườm rà làm mất sự chú ý của khán giả vào trọng tâm của vấn đề.

Tránh sử dụng những biểu đồ kỹ thuật để báo cáo, vì nó có rất nhiều chi tiết trên đó rất khó thấy. Nếu cần thiết phải trình bày, cần lược bỏ những chi tiết không cần thiết. Những slide không phù hợp với nội dung của bài báo cáo thì không nên sử dụng.

Sử dụng màu nền slide thích hợp giúp cho khán giả dễ chịu khi quan sát, tránh sử dụng màu cam và vàng vì chúng không rõ nét khi phóng to. Màu cho chữ viết thì nên dùng màu trắng hoặc vàng lợt trên nền xanh đậm thì dễ đọc hơn.

Tránh viết thêm trên giấy chiếu khi đang báo cáo, vì nó sẽ làm cho cử tọa khó theo dõi do bàn tay di chuyển khi viết.

Lưu ý đến ánh sáng căn phòng, nếu quá sáng sẽ làm khó thấy những chi tiết trên màn hình, ngược lại, nếu tối quá sẽ làm cho khán giả dễ bị buồn ngủ.

Giọng nói và điệu bộ

Giọng nói

Giọng nói góp phần thành công cho bài báo cáo. Giọng nói rõ ràng cùng với diễn đạt mạch lạc sẽ làm cho khán giả dễ theo dõi bài báo cáo. Một điều kỳ lạ là chúng ta nói người đó nói quá nhanh, giọng nói cao, hay ngọt ngào nhưng chúng ta chưa nhận ra được và nghe chất giọng của mình để thay đổi giọng nói cho phù hợp. Cách để xác định chất lượng âm giọng như sau:

  • Âm lượng: Nói lên độ cao thấp của giọng nói. Phải nói to để khán giả có thể nghe được, nhưng không cần phải quá lớn tiếng.
  • Tiếng nói: Phát âm rõ ràng, chuẩn xác.
  • Âm điệu: Nói lên tính trầm bổng của giọng nói. Báo cáo viên không nên giữ mức độ đều đều, dễ gây buồn chán cho người nghe.

Âm giọng lúc trầm lúc bỗng, lúc lên giọng, lúc hạ thấp, khi nhanh, khi chậm tùy tình huống của vấn đề đang báo cáo như: muốn nhấn mạnh, khẳng định, nghi ngờ, chưa chắc chắn, ...

Có 2 phương pháp để hoàn chỉnh giọng nói:

  • Lắng nghe giọng nói của bản thân và thực hành khi ở nhà, đang đi bộ, hay lúc ngồi một mình để điều chỉnh giọng điệu của mình.
  • Lắng nghe giọng nói của chính mình bằng cách đặt bàn tay phải lên tai phải và hơi kéo vành tai hướng về trước và tay trái che miệng sao cho giọng nói trực tiếp lên tai để nghe. Thực tập nhiều lần và điều chỉnh giọng nói của chính mình theo ý muốn.

Cử chỉ

Cử chỉ bày tỏ sự hứng thú của người báo cáo về đề tài trình bày và lan truyền gây hứng thú cho khán giả. Giao tiếp bằng cử chỉ qua những biểu lộ khác nhau đến với khán giả. Khán giả sẽ không thích thú lắng nghe đối với người có cử chỉ quá vụng về, nếu có phong cách trình bày tốt sẽ lôi cuốn người nghe và lôi kéo sự quan tâm của họ đến với bài báo cáo và vì vậy có hiệu quả tốt hơn.

Điều cần lưu ý:

  • Mắt quan sát: Báo cáo viên nhìn thẳng vào khán giả để thấy đối tượng của mình là ai? Đồng thời thể hiện sự trân trọng của người báo cáo đối với người nghe và từ đó làm gia tăng sự tin tưởng của họ.
  • Biểu lộ ở gương mặt: Gương mặt rạng rỡ, tươi vui biểu lộ sự thân thiện, ấm cúng và truyền sự thích thú đến người nghe. Vì thế, sẽ nhận được sự cảm tình, thân thiện và dễ gần gũi với mọi người. Nói chung, gương mặt tươi vui rất dễ cho việc tiếp xúc. Khán giả sẽ cảm thấy dễ chịu khi người báo cáo vui vẻ và họ cảm thấy hứng thú nghe hơn.
  • Điệu bộ: Góp phần làm nên thành công cho người báo cáo. Nếu có thái độ lơ là, điệu bộ cứng nhắc sẽ tạo nên sự nhàm chán, không truyền được hứng thú cho người nghe. Một bài báo cáo sinh động là bài báo cáo gây được sự chú ý của người nghe biểu hiện qua điệu bộ người trình bày, làm buổi báo cáo trở nên sôi động và thu hút người nghe hơn. Điệu bộ biểu hiện qua cử chỉ, thái độ và phong cách ung dung.
  • Dáng đứng và tư thế: Tư thế đứng thẳng và thiên hướng phía trước chỉ ra là người dễ tiếp cận, gần gũi và thân thiện. Khi trình bày thì tránh ngữa mặt nhìn lên trần nhà hay cúi đầu nhìn xuống sàn nhà sẽ gây khó chịu cho người nghe.
  • Trang phục: Trang phục của báo cáo viên cần nghiêm chỉnh, phù hợp với từng tình huống cụ thể. Tránh sự cách biệt trong cách ăn mặc giữa người báo cáo và người nghe.

Thật ra kỹ năng trình bày là kỹ năng bẩm sinh của con người. Tuy nhiên, nếu được quan tâm tập luyện, sửa chữa thì có thể cải thiện tốt hơn.

Những thói quen xấu

Có những thói quen làm khó chịu khán giả như cách xưng hô: “mình” hoặc dùng từ “uh”, “Ah”, “hả”, … hay cụm từ “bạn biết không” hoặc là đặt tay vào trong túi quần trong thời gian trình bày.

Thói quen này được điều chỉnh bằng cách nhờ những người thân hay bạn bè góp ý, nhắc nhở. Chẳng hạn như tập trình bày trong vòng 5 phút, trong suốt thời gian này nhờ họ quan sát và phát hiện những thói quen xấu để sửa đổi. Thường thì những thói quen như thế cần điều chỉnh lâu dần sẽ không còn xuất hiện nữa.

Vượt qua sợ hãi

Thường thì người báo cáo rất lo lắng khi đứng trước đám đông để trình bày một vấn đề gì đó, nguyên nhân chủ yếu là sợ mình không đủ kiến thức về vấn đề trình bày hay diễn đạt không hết ý bài báo cáo. Có một số phương cách để vượt qua sự sợ hãi này là chuẩn bị bài báo cáo kỹ lưỡng, nhờ vậy sẽ cảm thấy an tâm khi đứng báo cáo và có thái độ tích cực đối với bài báo cáo.

Để vượt qua sợ hải, báo cáo viên phải giải quyết được câu hỏi:

- Tại sao lo sợ khi báo cáo trước đám đông?

- Cách nào để vượt qua điều này?

Trả lời được điều nầy sẽ giúp báo cáo viên yên tâm và tự tin hơn để bước vào buổi báo cáo.

Cảm giác sợ hãi

Cảm giác sợ hãi khi trình bày trước đám đông là biểu hiện tâm lý của đa số mọi người. Tùy vào ý chí mà cảm giác nầy nhiều hay ít hoặc chỉ thoáng qua rồi sau đó lấy lại được bình tĩnh.

Biểu hiện của sợ hãi

Trước khi bắt đầu báo cáo thì tim bắt đầu đập mạnh và cổ họng bị khô, mặt tái xanh. Có người thì cảm thấy buồn nôn hay bị choáng. Khi bắt đầu nói thì tim đập mạnh và nhanh, rung. Chân tay hay toàn cơ thể rung, giọng nói lắp bắp (cà lăm) hay bắt đầu nói nhanh hơn. Những hiện tượng nầy chấm dứt khi người báo cáo lấy lại bình tĩnh thì trình bày tiếp tục được, có người không kiểm soát được nên trình bày kém mạch lạc, dễ quên và lúng túng.

Những bước để vượt qua sự sợ hãi

Có nhiều cách để vượt qua sự sợ hãi khi trình bày trước đám đông:

- Chuẩn bị kỹ bài báo cáo trước khi trình bày trước đám đông.

- Thực tập nhiều lần cách báo cáo.

- Có biên soạn lên giấy dự phòng khi quên không biết nói gì.

- Sau khi chuẩn bị xong hãy quên đi báo cáo.

- Cảm thấy thoải mái, hít thở sâu nhìn thẳng xuống khán giả một cách tự tin trước khi nói.

Chuẩn bị báo cáo

Cách tốt nhất để tránh những lỗi ngớ ngẩn xảy ra trong khi báo cáo đó là sự chuẩn bị bài báo cáo kỹ lưỡng. Sắp xếp ý tưởng gì, nội dung gì để trình bày, cần phải hiểu đối tượng người nghe là ai và điều kiện nơi báo cáo như thế nào.

- Chuẩn bị

Khi đã chuẩn bị chu đáo, báo cáo viên cảm thấy thoải mái và tự tin hơn khi trình bày, đồng thời tất cả các phần cần báo cáo đã được liệt kê, trợ huấn cụ sẵn sàng, như thế hạn chế sự thiếu sót đến mức tối đa.

Cần nhớ chính xác những gì sắp trình bày, điều này không có nghĩa là người báo cáo phải nhớ tất cả. Tốt hơn là nên liệt kê phần chính những sự kiện hay thông tin quan trọng cần thiết để báo cáo.

- Tìm hiểu đối tượng người nghe

Cần phải biết được đối tượng nghe là những ai trước khi báo cáo. Điều này giúp người báo cáo điều chỉnh cách diễn đạt cho phù hợp với từng đối tượng.

- Địa điểm nơi báo cáo

Rất hữu ích khi kiểm tra trước nơi báo cáo, nếu có thể được nên đứng ở nơi sẽ báo cáo để thấy được cảm giác khi báo cáo. Chuẩn bị trước phương tiện cần thiết cho bài báo cáo, nếu sử dụng microphone thì cũng nên kiểm tra cẩn thận.

Thực tập

Nếu có thể được, nên tập dượt nhiều lần trước khi báo cáo chính thức. Sự tập dượt này không thừa, ngay cả với nội dung báo cáo quen thuộc. Việc thực tập nhiều lần giúp cho người báo cáo tự tin hơn, có như thế bài báo cáo trở nên sống động hơn.

- Tập báo cáo một mình

Tự báo cáo một mình trước khi báo cáo chính thức là cách đơn giản nhất, phải đặt mình vào tình huống như trước đám đông và báo cáo thật sự, giúp cho báo cáo viên khỏi bở ngỡ, ngượng ngùng.

- Sử dụng gương soi

Đứng trước gương soi trình bày báo cáo và nhìn vào gương như đang nói trước nhiều người. Tấm gương phản ánh rõ nét gương mặt, hành động, cử chỉ, dáng điệu, cách thức diễn đạt, điều nầy giúp báo cáo viên tự hiệu chỉnh phong cách báo cáo của mình.

- Đứng ở một góc phòng

Một cảm giác rất thú vị khi đứng trình bày ở một góc phòng, âm thanh sẽ phản hồi lại và qua đó nhận biết giọng nói của chính mình, từ đó có thể điều chỉnh cách nói cho phù hợp.

- Thu âm

Một cách khác để tập báo cáo là thu âm lại bằng băng Cassette. Nghe đi nghe lại nhiều lần để nhận ra chất giọng, cách nói, cách phát âm, cách ngắt câu, kiểm tra nội dung các phần trình bày, cách diễn đạt, từ đó nhận ra sai sót, va vấp mà tự điều chỉnh để cho buổi báo cáo thành công như mong muốn.

- Thực hành cùng bạn bè

Tập báo cáo trước nhóm bạn thân, đây là phần thực tập gần với thực tế nhất, cho dù chỉ một người nghe thì cũng tốt cho lọai hình thực tập này.

Biên soạn dự phòng

Va vấp hoặc sai sót trong khi báo cáo là không tránh khỏi, vì vậy nên có những hình thức biên soạn dự phòng. Khi có sai sót, mặc dù đã thực tập nhiều lần, lúc đó báo cáo viên trở nên lúng túng, không nhớ mạch lạc vấn đề thì phần biên soạn dự phòng sẽ giúp báo cáo viên vượt qua tình huống trên. Phần biên soạn dự phòng này có thể là dàn bài của bài báo cáo với vài tấm thẻ nhỏ để ghi nhớ, nhắc nhở nội dung bài báo cáo.

Tạo tâm lý thoải mái

Căng thẳng trước giờ báo cáo đánh mất sự quân bình của cơ thể, vì vậy cần tạo tâm lý thoải mái bằng cách:

- Cho rằng khán giả là bạn

Xem cử tọa là những người thân thiện, tránh cảm giác tự ti với chính mình đó cũng là phương pháp để vượt qua sợ hãi.

- Nghĩ rằng khán giả ủng hộ bài báo cáo

Luôn nghĩ trong đầu là khán giả ủng hộ ý tưởng bài báo cáo, họ muốn nghe và tìm hiểu những gì mà người báo cáo nói và đã làm, điều này giống như đang trao đổi bàn bạc với những người bạn thân.

- Sự bình tĩnh

Khi bắt đầu báo cáo, nên hít sâu và thở ra từ từ. Đếm tới mười trước khi bắt đầu báo cáo. Tự tin và tự điều khiển thần kinh của mình.

Tóm lại, nhiều người ái ngại khi nói chuyện trước đám đông, bởi vì họ thiếu tự tin, thiếu sự chuẩn bị chu đáo và chưa nắm rõ việc làm của mình. Để vượt qua điều này cần phải chuẩn bị chu đáo bài báo cáo, có những trợ huấn cụ, điều khiển thành thạo, đồng thời thực tập nhiều lần trước khi báo cáo.

Đánh giá:
0 dựa trên 0 đánh giá

Tuyển tập sử dụng module này

Nội dung cùng tác giả
 
Nội dung tương tự