Chứng từ trong kế toán cho vay

Chứng từ dùng trong ké toán cho vay là những loại giấy tờ có giá trị về mặt páhp lý để xác định số tiền ngân hàng cho vay và người vay nhận nợ với ngân hàng, nên từ khâu lập đến khâu kiểm soát, tổ chức bảo quản phải đảm bảo đúng chế độ. Khi thực hiện kế toán máy thì không thuần tuý dùng chứng từ điện tử thay thế mà vẫn phải có chứng từ giấy lưu lại. Mọi sự tranh chấp về các khoản cho vay hay thu nợ đều được giải quyết trên cơ sở các chứng từ kế toán cho vay.

Chứng từ kế toán cho vay bao gồm hai loại: chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ.

+ Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế. Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý cho phép nghiệp vụ kinh tế được thực hiện, Chứng từ gốc được sử dụng trong kế toán cho vay bao gồm:

- Giấy đề nghị vay vốn: là chứng từ do khách hàng lập để xin vay vốn ngân hàng trong đó trình bày rõ mục đích vay, số tiền vay. Đây là căn cứ ban đầu để ngân hàng xem xét cho vay.

- Hợp đồng tín dụng: là căn cứ pháp lý quan trọng để giải quyết tranh chấp nếu có xảy ra giữa khách hàng và ngân hàn

- Một số loại giấy tờ khác theo quy chế cho vay, thu nợ, gia hạn nợ...lập trên cơ sở của chứng từ gốc và phải có chứng từ gốc đính kèm. Các loại chứng từ ghi sổ được sử dụgn trong kế toán cho vay bao gồm:

- Chứng từ cho vay: nếu cho vay bằng tiền mặt thì chứng từ là séc lĩnh tiền mặt,giấy lĩnh tiền, phiếu chi...còn nếu cho vay bằng chuyển khoản thì dùng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như uỷ nhiệm chi, thẻ thanh toán.

- Chứng từ thu nợ: nếu thu bằng tiền mặt thì chứng từ là giấy nộp tiền mặt, séc lĩnh tiền mặt... còn trong trường hợp ngân hàng chủ động trích tài khoản của người vay để thu nợ, thu lãi thì dùng phiếu chuyển khoản và bảng kê tính lãi hàng tháng.

Các giấy tờ trong quan hệ tín dụng đòi hỏi phải có đầy đủ tính pháp lý được thể hiện trong chứng từ kế toán cho vay, đó chính là các yếu tố xác định quyền chủ thể cho vay của ngân hàng, chỉ rõ người chịu trách nhiệm nhận nợ và người cam kết trả nợ gốc và lãi theo đúng hạn cho ngân hàng.

Cán bộ kế toán cho vay là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc: kiểm tra hồ sơ cho vay theo danh mục quy định và pháp lý của hồ sơ, hướng dẫn khách hàng làm thủ tục mở tài khoản tiền vay, thủ tục phát tiền vay theo lệnh của giám đốc hoặc người được uỷ quyền, hạch toán các khoản cho vay, thu nợ, thu lãi, chuyển nợ quá hạn theo chế độ quy định cho từng loại vay đồng thời lưu giữ hồ sơ, chứng từ theo quy định.

Tài khoản sử dụng trong kế toán cho vay.

Tài khoản sử dụng trong kế toán cho vay là những tài khoản phản ánh toàn bộ số tài sản của ngân hàng cho các đơn vị, tổ chức kinh tế cá nhân vay.Số tài sản này chiếm tỷ trọng cao trong tổng tài sản có của ngân hàng nên bộ phận tài khoản này có vị trí quan trọng trong bảng cân đối kế toán ngân hàng.

Cụ thể với tài khoản nội bảng.

- Tài khoản 20: "Tín dụng đối với các tổ chức tín dụng trong nước"

- Tài khoản 21: "Cho vay các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước"

- Tài khoản 22: "Chiết khấu, cầm cố thương phiếu và các giấy tờ có giá ngắn hạn"

- Tài khoản 23: "Cho thuê tài chính"

- Tài khoản 24: "Bảo lãnh"

- Tài khoản 25: "Cho vay bằng vốn tài trợ, uỷ thác đầu tư.

- Tài khoản 26: "Cầm đồ"

- Tài khoản 27: "Tín dụng khác đối với các tổ chức kinh tế, cá nhân trong nước"

- Tài khoản 28: "Nợ khoanh"

Ngoài ra, kế toán cho vay còn sử dụng những tài khoản khác có liên quan khác trong hệ thống tài khoản kế toán các tổ chức tín dụng như: tài khoản tiền lãi cộng dồn dự thu, tài khoản nợ quá hạn, tài khoản dự phòng phải thu khó đòi, các tài khoản ngoại bảng..

+Tài khoản nợ trong hạn:

Bên Nợ :phản ánh số tiền ngân hàng cấp cho khách hàng

Bên Có: phản ánh số iền ngân hàng thu nợ khách hàng

Dư Nợ: phản ánh số tiền khách hàng còn nợ ngân hàng.

+Tài khảổn nợ quá hạn:

Bên Nợ: phản ánh số tiền mà ngân hàng cấp tín dụng bị chuyển sang quá hạn.

Bên Có: phản ánh số tiền mà ngân hàng thu nợ được.

Dư Nợ: phản ánh số nợ quá hạn chưa thu hồi được.

Cụ thể với tài khoản ngoại bảng.

- Tài khoản 921: "Bảo lãnh"

- Tài khoản 94: "Lãi chưa thu được"

- Tài khoản 95: "Tài sản cho thuê tài chính"

- Tài khoản 97: "Nợ khó đòi đã xử lý"

- Tài khoản 99: "Tài sản thế chấp cầm cố"