Nhập văn bản vào bài trình diễn

Thêm văn bản vào trang trình diễn ở chế độ hiển thị Normal

1. Kích chuột vào nút Normal View (nút phía góc trái dưới) để chuyển về chế độ hiển thị Normal nếu bài trình diễn chưa được hiển thị ở chế độ này.

1. Để nhập nội dung cho hộp văn bản nào, cần kích chuột vào vị trí bên trong hộp văn bản đó, rồi tiến hành soạn thảo văn bản một cách bình thường.

Chú ý: Theo mặc định, hộp văn bản nội dung hiển thị dưới dạng các đề mục (hay các ý chính cần trình bày). Do đó, mỗi lần người soạn thảo nhấn phím Enter xuống dòng mới tương ứng với việc bắt đầu một đề mục mới. Nếu muốn xuống dòng mà chưa muốn chuyển sang một đề mục mới, cần nhấn tổ hợp hai phím Shift + Enter.

Thêm văn bản vào trang trình diễn trong chế độ Outline

1. Kích chuột vào nút Outline (nút phía góc trái dưới) để chuyển bài trình diễn về chế độ hiển thị Outline.

có thể nhập văn bản ở vùng này

Chèn thêm từ hay các ký tự vào trang trình diễn, trang chú thích

Với trang trình diễn

Các kỹ thuật soạn thảo văn bản trên trang trình diễn tương tự như các soạn thảo trên các hệ soạn thảo văn bản, chẳng hạn MS-Word.

Để chèn văn bản vào một vị trí nào đó, cần kích chuột vào vị trí muốn chèn văn bản, sau đó thực hiện nhập văn bản bình thường.

Để ghi đè lên văn bản đã tồn tại, cần nhấn và kéo rê chuột trên đoạn văn bản muốn ghi đè để bôi đen đoạn văn bản đó, tiếp theo là nhập văn bản mới. Lúc này, văn bản vừa nhập sẽ ghi đè lên đoạn văn bản đã bôi đen.

Với trang chú thích (Notes page)

Trang chú thích (Notes page) được hiển thị khi xem bài trình diễn ở chế độ Normal View, chế độ Outline View hoặc chế độ Slide View. Trang chú thích có thể dùng để lưu những ý chính trong bài trình diễn, hoặc lưu các ghi chú cho người trình bày. Khi in bài trình diễn ra giấy, trang chú thích cũng có thể được in ra cùng với trang trình diễn.

Việc soạn thảo trang chú thích có thể thực hiện bằng cách kích chuột vào trang chú thích sau đó thực hiện soạn thảo văn bản tương tự như soạn thảo văn bản trong trang trình diễn.

Thay đổi kiểu chữ: kiểu phông, kích thước

1) Chọn đoạn văn bản cần thay đổi phông chữ (bôi đen đoạn văn bản này).

2) Để thay đổi phông chữ cần kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong trường Font trên thanh công cụ định dạng. Chọn kiểu phông chữ mới cho đoạn văn bản này.

3) Để thay đổi kích cỡ chữ cần kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong trường Font Size trên thanh công cụ định dạng.

Chú ý: Cũng có thể tăng (hoặc giảm) kích cỡ chữ bằng cách kích chuột vào nút (hoặc nút ) trên thanh công cụ định dạng.

Thay đổi kiểu chữ đậm, nghiêng, gạch chân, chữ có bóng

1) Bôi đen đoạn văn bản muốn thay đổi kiểu chữ.

2) Kích chuột vào nút Boldtrên thanh công cụ định dạng (nếu nút này chưa được chọn) để chuyển văn bản được bôi đen thành kiểu chữ đậm.

Kích chuột vào nút Italic (nếu nút này chưa được chọn) để chuyển văn bản được bôi đen thành kiểu chữ nghiêng.

Kích chuột vào nút Underline (nếu nút này chưa được chọn) để chuyển văn bản được bôi đen thành kiểu chữ gạch chân.

Kích chuột vào nút Text Shadow (nếu nút này chưa được chọn) để chuyển văn bản được bôi đen thành kiểu chữ có bóng.

Chuyển đổi văn bản thành chữ hoa/ chữ thường

1) Bôi đen đoạn văn bản muốn chuyển thành chữ hoa (hoặc chữ thường).

2) Kích chuột vào menu Format, chọn Change Case. Khi đó hộp thoại Change Case được mở ra với các lựa chọn:

Sentence case: chuyển các ký tự đầu tiên của từ đầu câu (trong văn bản được bôi đen) thành chữ hoa. lowercase: chuyển toàn bộ văn bản được bôi đen thành chữ thường. UPPERCASE: chuyển toàn bộ văn bản được bôi đen thành chữ hoa.

• Title Case: chuyển các ký tự đầu tiên của tất cả các từ trong văn bản được bôi đen thành chữ hoa, các ký tự còn lại thành chữ thường.
• tOGGLE cASE: chuyển các ký tự tiên của tất cả các từ trong văn bản đánh dấu thành chữ thường, các ký tự còn lại thành chữ hoa.

3) Kích chuột vào lựa chọn phù hợp sau đó kích nút OK.

Chú ý: Việc chuyển đổi giữa chữ hoa và chữ thường thực hiện tốt khi văn bản được lựa chọn là các ký tự Tiếng Anh. Với văn bản là các ký tự Tiếng Việt việc thực hiện có thể dẫn đến một số lỗi chính tả.

Thay đổi màu văn bản

1) Bôi đen đoạn văn bản muốn thay đổi màu.

2) Kích chuột vào mũi tên trỏ xuống cạnh biểu tượng chữ A (Font Color) trên thanh công cụ Drawing.

3) Kích chuột vào một ô màu thường dùng để chọn một màu cho văn bản, nếu muốn các màu khác, kích chuột vào nút More Font Colors... Khi đó hộp thoại Colors sẽ hiện ra cho phép chọn màu khác. 4) Trong cửa sổ màu, để chọn một màu chuẩn cần kích chuột vào thẻ Standard và kích chuột vào một màu trong ô màu chuẩn.

Để thay đổi độ sáng tối cho màu, kích chuột vào thẻ Custom và sau đó kích chuột vào một màu muốn chọn trong vùng màu. Tiếp đến, kích chuột vào mũi tên và kéo chuột dọc theo thanh trượt cho đến khi nhận được màu mong muốn.

Kích nút OK để hoàn tất quá trình thay đổi màu cho phông chữ.

Chỉ số trên, chỉ số dưới

Để chuyển một đoạn văn bản thành chỉ số trên (hoặc chỉ số dưới) cần thực hiện:

1) Bôi đen đoạn văn bản cần chuyển thành chỉ số trên (chỉ số dưới).

2) Kích chuột vào menu Format, chọn Font. Khi đó hộp thoại Font sẽ mở ra.

Căn lề văn bản

Căn lề trái (Left), phải (Right), trung tâm (Center), căn thẳng hàng (Justify)

1) Bôi đen đoạn văn bản cần căn lề.

2) Kích chuột vào nút Lefttrên thanh công cụ định dạng nếu muốn căn lề trái hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+L.

Kích chuột vào nút Center nếu muốn căn lề trung tâm hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+E.

Kích chuột vào nút Right nếu muốn căn lề phải hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+R.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+J nếu muốn sắp văn bản thẳng hai bên lề trái và lề phải.

Ngoài ra có thể thực hiện căn lề bằng cách:

1) Bôi đen đoạn văn bản cần căn lề.

2) Kích chuột vào menu Format, chọn Alignment sau đó chọn một trong các lựa chọn sau từ menu con.

• Align Left: nếu muốn căn trái cho văn bản.
• Center: nếu muốn căn văn bản vào trung tâm (cách đều 2 bên trái, phải)
• Align Right: nếu muốn căn phải cho văn bản.
• Justify: nếu muốn sắp văn bản thẳng hàng trái và phải.

Căn văn bản theo lề trên, dưới, chính giữa

1) Kích chuột vào hộp văn bản cần căn lề để chọn.

2) Kích chuột phải vào hộp văn bản chọn Format TextBox.. hoặc Format Placeholder... Khi đó hộp thoại Format Text Box hoặc Format Placeholder sẽ mở ra.

3) Kích chuột vào thẻ Text Box, sau đó kích chuột vào mũi tên trỏ xuống trong phần Text anchor point, khi đó có các lựa chọn sau:

• Top: căn văn bản sát biên trên của hộp văn bản
• Middle: căn văn bản và giữa hộp văn bản (các đều biên trên và biên dưới)
• Bottom: căn văn bản sát biên dưới của hộp văn bản.
• Top Centered: căn văn bản sát biên trên và cách đều biên trái, biên phải của hộp văn bản.
• Middle Centered: căn văn bản vào chính giữa, cách đều tất cả các biên của hộp văn bản.
• Bottom Centered: căn văn bản sát biên dưới và cách đều hai biên trái, phải của hộp văn bản.

4) Cuối cùng, kích nút OK để hoàn tất quá trình.

Dãn cách dòng trong văn bản

Có thể thay đổi khoảng cách giữa các dòng hay giữa các đoạn văn bản. Để thay đổi cần thực hiện các bước:

1) Bôi đen phần văn bản muốn thay đổi khoảng cách giữa các dòng.

2) Kích chuột vào menu Format, chọn Line Spacing, khi đó hộp thoại Line Spacing được mở ra. Có thể thiết đặt khoảng cách: giữa các dòng văn bản (Line spacing): là khoảng cách giữa các dòng trong cùng một đoạn văn bản (trong cùng một đề mục) khoảng cách trước đoạn văn bản (hay khoảng cách trước đề mục) (Before paragraph) khoảng cách sau đoạn văn bản (hay khoảng cách sau đề mục) (After paragraph).

Các khoảng cách này được đo bằng số dòng (Lines) hay đo bằng số điểm trên màn hình (Points). Muốn thay đổi độ đo của các dòng cần kích chuột vào mũi tên trỏ xuống và chọn Lines hoặc Points tùy ý. Để thay đổi khoảng cách, có thể nhập trực tiếp giá trị hoặc kích chuột vào các ô mũi tên lên xuống để lựa chọn.

Soạn thảo văn bản theo các đề mục, chuyển đổi giữa các đề mục

Theo mặc định, văn bản trong ô văn bản nội dung được tổ chức theo các đề mục chính. Các đề mục này có thể được đánh số (Numbering) hoặc được đánh dấu bằng các ký hiệu đầu dòng (Bullets). Trong ô văn bản nhập nội dung, có tối đa 5 mức đề mục.

Soạn thảo văn bản theo các đề mục

Để soạn thảo nội dung theo các đề mục, cần kiểm tra xem nút Numbering hoặc nút Bullets trên thanh công cụ định dạng đã được chọn chưa. Nếu chưa được chọn, cần kích chuột vào nút để chọn và tiến hành soạn thảo văn bản như bình thường.

Nếu muốn chuyển văn bản đã có vào một đề mục, cần bôi đen văn bản đó sau đó kích chuột vào nút Numbering hoặc nút Bullets trên thanh công cụ định dạng.

Hủy bỏ đề mục

Khi đang soạn thảo văn bản theo các đề mục, nếu không muốn soạn thảo theo các đề mục nữa, cần kích chuột vào nút Bullets hoặc nút Numbering (đang được chọn) trên thanh công cụ định dạng.

Nếu muốn hủy bỏ việc đánh dấu đề mục trên văn bản đã soạn thảo, cần bôi đen đoạn văn bản đó, tiếp theo cần kích chuột vào nút Bullets hoặc nút Nembering (đang được chọn) trên thanh công cụ định dạng.

Chuyển đổi giữa các mức đề mục

Trong PowerPoint hỗ trợ 5 mức đề mục. Khi soạn thảo nội dung, chuyển đổi từ đề mục này sang đề mục khác theo các nguyên tắc sau:

• Muốn chuyển sang soạn thảo một đề mục mới ngang hàng với đề mục đang soạn thảo (cùng một mức đề mục) cần nhấn phím Enter.
• Muốn chuyển sang soạn thảo một đề mục mới là mức con của đề mục đang soạn thảo (chẳng hạn đang soạn thảo đề mục mức 1, cần chuyển sang soạn thảo đề mục mức 2) cần thực hiện theo một trong 2 cách sau:

Cách 1: nhấn phím Enter (để chuyển sang đề mục mới), sau đó nhấn phím Tab (để chuyển sang mức đề mục mức con của đề mục hiện tại).

Cách 2: nhấn phím Enter, sau đó kích chuột vào nút Demote trên thanh công cụ định dạng.

• Muốn chuyển sang soạn thảo một đề mục mới là mức cha của đề mục đang soạn thảo (chẳng hạn đang soạn thảo đề mục mức 2, cần chuyển sang soạn thảo đề mục mức 1) cần thực hiện:

Cách 1: nhấn phím Enter (để chuyển sang đề mục mới), sau đó nhấn tổ hợp phím Shift + Tab(để chuyển sang mức đề mục mức cha của đề mục hiện tại).

Cách 2: nhấn phím Enter sau đó kích chuột vào nút Promote trên thanh công cụ định dạng.

Chuyển đổi giữa các kiểu đề mục dạng ký hiệu đầu dòng (Bullet)

1) Bôi đen đoạn văn bản muốn thay đổi dạng ký hiệu đầu dòng.

2) Kích chuột vào menu Format, chọn Bullets and Numbering. Khi đó, hộp thoại Bullet and Numbering được mở ra.

3) Chọn thẻ Bullets nếu thẻ này chưa được chọn, sau đó chọn kiểu ký hiệu đầu dòng và nhấn nút OK.

Chuyển đổi giữa các kiểu đề mục dạng đánh số đầu dòng (Numbering)

1) Bôi đen đoạn văn bản muốn thay đổi dạng đánh số đầu dòng.

2) Kích chuột vào menu Format, chọn Bullets and Numbering... Khi đó, hộp thoại Bullets and Numbering sẽ được mở ra.

Sử dụng lệnh Undo và Redo

Trong khi soạn thảo bài trình diễn, chúng ta có thể hủy bỏ (Undo) một số thao tác vừa thực hiện gần nhất hoặc làm lại (Redo) một số thao tác vừa hủy bỏ gần nhất.

Để hủy bỏ thao tác cần kích chuột vào nút Undo trên thanh công cụ chuẩn, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z.

Để làm lại thao tác vừa hủy bỏ cần kích chuột vào nút Redo trên thanh công cụ chuẩn, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y.

Chèn ảnh vào trang trình diễn

Trong trang trình diễn, ngoài những ảnh có trong mẫu thiết kế có sẵn và những ảnh được chèn vào khi định dạng lại Slide Master, chúng ta còn có thể chèn các ảnh khác. Có 2 loại ảnh được chèn vào trang trình diễn đó là: ảnh từ Clip Art và ảnh từ một tệp tin có trên máy tính.

Chèn ảnh từ Clip Art

Cách thực hiện tương tự như với việc chèn ảnh từ Clip Art vào Slide Master (đã giới thiệu trong phần 2.4.1)

Chú ý: Khi chèn ảnh từ Clip Art vào slide, chúng ta có thể tìm kiếm các ảnh này.

Để tìm kiếm ảnh trong Clip Art cần thực hiện:

1) Kích chuột vào menu Insert, chọn Pictures sau đó chọn mục Clip Art từ menu con.

2) Nhập từ khóa cần tìm kiếm vào hộp văn bản Search for Clips trong cửa sổ Insert ClipArt.

Từ khóa tìm kiếm ảnh được đưa vào phải là một từ Tiếng Anh phản ánh nội dung có liên quan đến loại ảnh muốn tìm kiếm chẳng hạn như People, animals, sports...

3) Nhấn Enter.

Khi đó, các ảnh tìm được (nếu có trong ClipArt sẽ được hiển thị). Sau khi tìm kiếm xong, thực hiện chèn ảnh vào trang trình diễn theo cách đã hướng dẫn.

Chèn ảnh từ tệp tin có trên máy tính

Việc chèn hình ảnh từ tệp tin có trên máy tính vào trang trình diễn được thực hiện tương tự như việc chèn hình ảnh từ tệp tin trên máy vào Slide Master (xem mục 2.4.1)

Sao chép trong cùng một bài trình diễn, giữa các bài trình diễn

Khái niệm và một số thao tác cơ bản

Clipboard là gì?

Clipboard là một vùng nhớ dùng để lưu trữ văn bản, hình ảnh hoặc và đối tượng khác.

Clipboard được dùng để dự trữ dữ liệu tạm thời khi chuyển dữ liệu giữa các tài liệu, các ứng dụng hoặc dùng để chuyển dữ liệu từ nơi này đến nơi khác trong cùng một tài liệu. Khi sao chép (copy) hay cắt (cut) đoạn văn bản hay hình ảnh, chúng sẽ được dự trữ trong Clipboard sẵn sàng cho sử dụng.

Lệnh Copy – Sao chép văn bản, đối tượng đồ họa hoặc các thành phần khác vào Clipboard

Lệnh Copy dùng để tạo ra một bản sao của một đối tượng đang được chọn (văn bản, các đối tượng đồ họa...) và chuyển bản sao này vào Clipboard đồng thời không làm mất đối tượng trong tài liệu. Sau khi thực hiện lệnh Copy, có thể dán bản sao của đối tượng vào một vị trí nào đó trong tài liệu hoặc dán vào các tài liệu khác hoặc chương trình khác trong Windows.

Để thực hiện sao chép văn bản, đối tượng đồ hoạ hoặc các thành phần khác vào clipboard cần thực hiện:

1) Chọn đối tượng cần sao chép (với văn bản cần bôi đen phần văn bản cần sao chép)

2) Kích chuột vào menu Edit, chọn Copy

hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

hoặc kích chuột vào nút Copy trên thanh công cụ chuẩn.

Chú ý: Trong MS Office 2000, Clipboard có thể lưu trữ tối đa 12 đối tượng một lúc, với MS Office 97 hoặc trước đó, khi một đối tượng mới được sao chép vào clipboard thì đối tượng được lưu trữ trong Clipboard trước đó bị xóa đi.

Để thực hiện sao chép nhiều đối tượng vào Clipboard cần lựa chọn từng đối tượng và thực hiện sao chép với mỗi đối tượng này một lần.

Lệnh Paste – Dán các nội dung trong Clipboard vào tài liệu

Sử dụng để dán (chép) nội dung đang có trong Clipboard vào một vị trí nào đó trên tài liệu hiện thời hoặc trên một tài liệu khác hoặc một ứng dụng khác của Windows.

Nếu đối tượng đang được lưu trữ một bản sao trong Clipboard (đã thực hiện lệnh Copy hoặc Cut), cần thực hiện:

1) Kích chuột vào vị trí muốn dán đối tượng vào (có thể trên tài liệu hiện tại hoặc tài liệu khác).

2) Kích chuột vào menu Edit, chọn Paste.

Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

Hoặc nhấn nút Paste trên thanh công cụ chuẩn.

Nếu đối tượng chưa có trong Clipboard cần thực hiện sao chép đối tượng vào Clipboard trước khi thực hiện dán đối tượng.

Hiển thị thanh công cụ Clipboard

Sau khi sao chép nhiều đối tượng vào Clipboard, chúng ta có thể xem nhanh được các đối tượng hiện thời đang được lưu trữ trong Clipboard.

1. Kích chuột vào menu View, chọn Toolbars sau đó chọn mục Clipboard từ menu con.

2) Có thể di chuyển chuột vào từng vị trí các đối tượng trên thanh công cụ Clipboard để xem nhanh thông tin về đối tượng này. Nếu đối tượng là văn bản, có thể thấy một số ký tự đầu tiên trong đoạn văn bản này hiện lên bên cạnh trỏ chuột. Nếu đối tượng là hình ảnh, sẽ hiển thị nhãn của đối tượng theo thứ tự sao chép vào Clipboard.

Sử dụng thanh công cụ Clipboard

Có thể chọn một nội dung đang lưu trong Clipboard để dán vào một vị trí trên tài liệu bằng cách:

1) Kích chuột vào một vị trí trên tài liệu muốn dán nội dung trong Clipboard.

2) Kích chuột vào biểu tượng của nội dung cần dán trên thanh công cụ Clipboard.

Nếu muốn dán toàn bộ những nội dung có trong Clipboard vào tài liệu cần thực hiên:

1) Kích chuột vào một vị trí trên tài liệu muốn dán nội dung trong Clipboard.

2) Kích chuột vào nút Paste All trên thanh công cụ Clipboard. Khi đó toàn bộ các nội dung đang lưu trong Clipboard được dán vào tài liệu.

Nếu muốn xoá bỏ toàn bộ nội dung đang lưu trong Clipboard cần kích chuột vào nút Clear Clipboard trên thanh công cụ Clipboard.

Sao chép không sử dụng Clipboard

Có thể thực hiện sao chép đối tượng đến một vị trí mới mà không cần sử dụng Clipboard.

1) Chọn văn bản hay đối tượng đồ hoạ cần sao chép

2) Nhấn và giữ phím Ctrl đồng thời nhấn phím trái chuột, khi đó trỏ chuột có dạng

3) Kéo chuột đến vị trí mới cần chép văn bản hay đối tượng đến sau đó nhả chuột và phím Ctrl.

Sao chép từ trang trình diễn này đến trang trình diễn khác trong cùng một bài trình diễn

Có thể thực hiện sao chép văn bản, các đối tượng đồ hoạ hoặc các thành phần khác từ trang này đến trang khác. Các bước:

1) Lựa chọn đối tượng cần sao chép.

2) Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc kích chuột vào nút Copy trên thanh công cụ chuẩn (để sao chép đối tượng vào Clipboard)

3) Di chuyển đến trang trình diễn muốn dán đối tượng bằng cách: kích chuột vào trang trình diễn muốn chọn trong vùng hiển thị tổng thể các trang trình diễn (phía bên trái màn hình) hoặc kích chuột vào các nút di chuyển trang trình diễn (nút Previous Slide/Next Slide) bên cạnh vùng soạn thảo cho đến khi gặp trang trình diễn muốn chọn.

4) Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán đối tượng từ Clipboard vào trang trình diễn vừa chọn. Nếu đối tượng vừa dán là đối tượng đồ hoạ, chúng ta có thể co dãn và dịch chuyển đối tượng này.

Sao chép từ một bài trình diễn này đến một bài trình diễn khác

Việc sao chép văn bản hay các đối tượng đồ hoạ hoặc các thành phần khác từ một bài trình diễn này đến một bài trình diễn khác cũng được thực hiện theo các bước:

1) Lựa chọn đối tượng cần sao chép.

2) Nhấn tổ hợp phím Ctrl+C hoặc kích chuột vào nút Copy trên thanh công cụ chuẩn (để sao chép đối tượng vào Clipboard).

3) Mở bài trình diễn muốn dán đối tượng vào (cách mở bài trình diễn đã giới thiệu) sau đó kích chuột vào trang trình diễn muốn dán đối tượng.

Nếu bài trình diễn thứ hai này đã được mở sẵn, có thể di chuyển nhanh đến bằng cách kích chuột vào menu Window và sau đó kích chuột vào tên tệp tin trình diễn.

4) Nhấn tổ hợp phím Ctrl+V để dán đối tượng từ Clipboard vào trang trình diễn trong bài trình diễn thứ hai này.

Di chuyển trong bài trình diễn, sang bài trình diễn khác

Co dãn ảnh, hình vẽ

Có thể co dãn các đối tượng đồ hoạ và một số thành phần khác trong trang trình diễn. Các bước thực hiện như sau:

1. Kích chuột vào đối tượng cần co dãn. Khi đó, đường biên của đối tượng có dạng >
2. Di chuyển chuột đến đường biên của đối tượng, khi trỏ chuột chuyển thành mũi tên hai chiều hoặc hoặc . Nhấn phím trái chuột và kéo rê cho đến khi đối tượng đạt kích thước mong muốn thì nhả chuột.

Chú ý: Thao tác co dãn này không chỉ áp dụng cho ảnh mà còn có thể áp dụng cho nhiều đối tượng khác nằm trong trang trình diễn.

Xoá các đối tượng trong trang trình diễn

Để xoá văn bản cần thực hiện: Bôi đen đoạn văn bản muốn xoá, sau đó nhấn phím Delete.

Để xoá các đối tượng đồ hoạ hay một số thành phần khác trong trang trình diễn cần thực hiện: Kích chuột vào đối tượng (để chọn chúng) sau đó nhấn phím Delete.