Trong các chức năng của quản trị, lập kế hoạch là chức năng quan trọng không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Kế hoạch là xây dựng mục tiêu của doanh nghiệp và vạch ra các bước thực hiện để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Dự toán cũng là một loại kế hoạch nhằm liên kết các mục tiêu cụ thể, chỉ rõ các tài nguyên phải sử dụng, đồng thời dự tính kết quả thực hiện trên cơ sở các kỹ thuật dự báo.

Theo nghĩa hẹp dự toán là việc ước tính toàn bộ thu nhập, chi phí của doanh nghiệp trong một thời kỳ để đạt được một mục tiêu nhất định. Theo nghĩa rộng dự toán được hiểu là dự kiến các công việc, nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu trong một tổ chức. Quá trình dự toán cũng phải đặt ra: ai làm dự toán và ai sẽ thực hiện dự toán theo phân cấp quản lý của doanh nghiệp. Công việc này được thực hiện nhằm gắn liền với trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi cá nhân với mục tiêu của doanh nghiệp. Như vậy, dự toán của doanh nghiệp không chỉ gắn với việc tổ chức thực hiện mà còn là cơ sở để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát sau này. Chương này sẽ giới thiệu về nội dung và trình tự lập các dự toán ở doanh nghiệp.

Dự toán có thể được phân loại theo thời kỳ: đó là dự toán ngắn hạn và dự toán dài hạn. Dự toán ngắn hạn được xem là dự toán cơ bản chủ đạo được lập cho từng tháng, từng quý hay theo năm. Dự toán này liên quan đến hầu hết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán dài hạn còn được gọi là dự toán vốn hoặc dự toán đầu tư (capital budget), được lập liên quan đến việc đầu tư của doanh nghiệp.

Dự toán đầu tư được xem như nền tảng cho chiến lược phát triển của doanh nghiệp. Ta có thể phân biệt các hình thức đầu tư khác nhau:

- Đầu tư thay thế. Các đầu tư này có mục đích duy trì tài sản của doanh nghiệp và như vậy sẽ đảm bảo đổi mới được tài sản cố định trong doanh nghiệp.

- Đầu tư mở rộng. Được thực hiện trong điều kiện doanh nghiệp giử nguyên mức độ hoạt động nhưng đổi mới trang thiết bị để tăng năng lực sản xuất trung hạn của doanh nghiệp.

- Đầu tư phát triển. Đầu tư này phản ánh ý muốn đa dạng hóa sản phẩm của doanh nghiệp. Nói cách khác doanh nghiệp muốn phát triển tiềm năng sản xuất kinh doanh, đối với các hoạt động bổ sung thêm hoặc độc lập.

- Đầu tư chiến lược, cho phép nắm bắt được cơ hội phát triển ngắn hạn trong xu hướng tương lai của doanh nghiệp.

Các dự toán đầu tư khác với các dự toán khác vì nó liên quan chủ yếu đến tương lai dài hạn hơn của doanh nghiệp. Có thể thời hạn của các đầu tư này khoảng 5 - 10 năm. Quản trị tài chính cho phép ta chọn lựa những phương tiện đầu tư nhờ các kỹ thuật riêng cũng như phương pháp giá trị hiện tại. Dự toán tổng thể được xem như là dự toán cho năm đầu tiên của kế hoạch.

Ý nghĩa, nội dung của dự toán tổng thể doanh nghiệp

Ý nghĩa của dự toán tổng thể doanh nghiệp

Dự toán doanh nghiệp là chức năng không thể thiếu được đối với các nhà quản lý hoạt động trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Trong kế toán quản trị, dự toán là một nội dung trung tâm quan trọng nhất Nó thể hiện mục tiêu, nhiệm vụ của toàn doanh nghiệp; đồng thời dự toán cũng là cơ sở để kiểm tra kiểm soát cũng như ra quyết định trong doanh nghiệp.

Do vậy, dự toán phải được xây dựng cho toàn doanh nghiệp và cho từng bộ phận trong doanh nghiệp. Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, như bán hàng, sản xuất, nghiên cứu, marketing, dịch vụ khách hàng, tài chính ... Dự toán tổng thể định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trí tài chính trong tương lai. Với những vai trò như vậy, dự toán tổng thể có ý nghĩa như sau :

Dự toán là sự tiên liệu tương lai có hệ thống nhằm cung cấp cho nhà quản lý các mục tiêu hoạt động thực tiễn, trên cơ sở đó kết quả thực tế sẽ được so sánh và đánh giá. Biện pháp này nâng cao vai trò kế toán trách nhiệm trong kế toán quản trị
Dự toán là cơ sở để nhà quản lý tổ chức thực hiện nhiệm vụ của doanh nghiệp, là phương tiện để phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp và gíup các nhà quản lý biết rõ cách thức các hoạt động trong doanh nghiệp đan kết với nhau
Dự toán là phương thức truyền thông để các nhà quản lý trao đổi các vấn đề liên quan đến mục tiêu, quan điểm và kết quả đạt được. Lập dự toán cho phép các nhà quản lý xây dựng và phát triển nhận thức về sự đóng góp của mỗi hoạt động đến hoạt động chung của toàn doanh nghiệp.

Nội dung của dự toán tổng thể doanh nghiệp

Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động của doanh nghiệp, có liên hệ với nhau trong một thời kỳ nào đó. Dự toán tổng thể có thể lập cho nhiều thời kỳ như tháng, quý, năm. Hình thức và số lượng các dự toán thuộc dự toán tổng thể tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp.

Dự toán tổng thể bao gồm hai phần chính: dự toán hoạt động và dự toán tài chính. Dự toán hoạt động là dự toán phản ánh mức thu nhập và chi phí đòi hỏi để đạt mục tiêu lợi nhuận. Dự toán tài chính là dự toán phản ánh tình hình tài chính theo dự kiến và cách thức tài trợ cần thiết cho các hoạt động đã lập dự toán. Mỗi loại dự toán trên lại bao gồm nhiều dự toán bộ phận có liên quan chặt chẽ với nhau.

Trong một doanh nghiệp sản xuất, dự toán tổng thể thường bao gồm những nội dung sau :

- Dự toán hoạt động, bao gồm:

+ Dự toán bán hàng hoặc dự toán tiêu thụ

+ Dự toán sản xuất

+ Dự toán chi phí vật tư và cung ứng vật tư cho sản xuất

+ Dự toán lao động trực tiếp

+ Dự toán chi phí sản xuất chung

+ Dự toán giá vốn hàng bán

+ Dự toán chi phí bán hàng

+ Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Dự toán chi phí tài chính

- Dự toán tài chính: bao gồm

+ Dự toán vốn (dự toán đầu tư)

+ Dự toán vốn bằng tiền

+ Báo cáo kết quả kinh doanh dự toán

+ Bản cân đối kế toán dự toán

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự toán

Dự toán doanh nghiệp phải được xây dựng dựa trên cơ sở của dự báo. Kết quả của quá trình xây dựng dự toán là các báo cáo nội bộ và các báo cáo đó không thể cung cấp cho người ngoài doanh nghiệp. Dự toán tổng thể chính là kỳ vọng hoặc mong muốn của nhà quản lý về những công việc mà doanh nghiệp dự tính hành động cũng như kết quả tài chính của các hoạt động đó.

Dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp

Vai trò của công tác dự báo tiêu thụ của doanh nghiệp

Khái niệm “dự toán tiêu thụ“ và “dự báo tiêu thụ“ là khác nhau. Dự báo tiêu thụ chỉ là dự báo bằng các kỹ thuật khả năng tiêu thụ của doanh nghiệp trong tương lai. Thông thường những số liệu dự báo này sẽ được các nhà quản lý điều chỉnh, tính toán lại để có dự toán tiêu thụ. Chính vì vậy, số liệu của dự toán tiêu thụ thường khác với kết quả dự báo tiêu thụ. Do dự toán tiêu thụ dựa vào công tác dự báo tình hình tiêu thụ, vì vậy dự báo tình hình tiêu thụ là khâu đầu tiên và là khâu then chốt trong qúa trình xây dựng dự toán tổng thể. Dự toán này tạo ra trung tâm lợi nhuận cho phép doanh nghiệp hoạt động.

Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác dự báo tiêu thụ

Để đảm bảo hoạt động tiêu thụ của công ty được dự báo chính xác, người làm công tác dự báo cần quan tâm đến các nhân tố sau:

Về mặt xã hội

Tình hình tiêu thụ trong những năm trước
Điều kiện, tình hình chung của nền kinh tế và ngành
Mối quan hệ giữa tiêu thụ với một số chỉ tiêu kinh tế như GDP, thu nhập đầu người, việc làm, giá cả và sản xuất của ngành
Khả năng sinh lợi của sản phẩm
Chính sách giá cả (định giá)
Chính sách quảng cáo và khuyếch trương
Chất lượng của đội ngũ bán hàng
Tình hình các đối thủ cạnh tranh
Khuynh hướng tiêu thụ các sản phẩm khác trong tương lai

Về hướng tiếp cận Marketing

Quy mô, kích thước của thị trường
Sự tiến hoá và xu hướng của thị trường

Các nhân tố trên phải được xem xét cụ thể và vận dụng các công cụ thống kê toán để xây dựng được con số dự báo hợp lý nhất.

Các phương pháp dự báo tiêu thụ

Có nhiều phương pháp để dự báo tiêu thụ, nhưng chung quy có thể phân thành hai phương pháp chính

Phương pháp định tính (qualitative method)

Theo phương pháp này, số liệu dự báo xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm của các nhà quản lý doanh nghiệp và đội ngũ chuyên gia. Lợi điểm của phương pháp này là việc dự báo luôn thích ứng nhanh với những chuyển đổi của môi trường. Tuy nhiên, phương pháp này có điểm hạn chế do số liệu dự báo không dựa vào phân tích định lượng và mang tính chủ quan.

Phương pháp định tính thường bao gồm hai kỹ thuật :

- Kỹ thuật điều chỉnh (Judgment)

- Kỹ thuật Delphi (Delphi method)

Phương pháp định lượng (quantitative method)

Phương pháp này về thực chất áp dụng các kỹ thuật của thống kê toán để phân tích xu hướng, dự đoán chu kỳ sản phẩm và tương quan hồi qui để tiến hành dự báo. Chẳng hạn, xác định sự tương quan giữa tiêu thụ với các chỉ tiêu kinh tế làm số liệu dự báo tiêu thụ đáng tin cậy hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp nên cẩn thận khi sử dụng phương pháp này vì những chênh lệch của số liệu thống kê có thể làm sai lệch hoàn toàn số liệu dự báo. Trong thực tế, người ta thường kết hợp cả phân tích định tính và cả phân tích định lượng trong khi lập dự báo.

Phương pháp này thường bao gồm các kỹ thuật sau :

- Phân tích hồi quy tương quan

Phương pháp này cho phép nghiên cứu sự tiến hoá của sản phẩm, của thị trường có liên quan hay không đến các biến dể dự báo. Ví dụ, thường tồn tại mối liên quan rất có ý nghĩa giữa sự gia tăng dân du lịch ơ một địa phương với sự tăng trưởng cấu trúc hạ tầng, mức sống của nhân dân, mức đô thị hoá, giảm thời gian làm việc ...

Theo phương pháp này, biến phụ thuộc sẽ là khối lượng hoặc dự toán tiêu thụ trong mối liên hệ với các biến độc lập có ý nghĩa. Phương trình về mối quan hệ này như sau :

Y = a₀ + a₁ x₁ + a₂ x₂ + ...+ a_nx_n+ u

Trong đó :Y là biến phụ thuộc

x₁, x₂, .. .. .. .., x_n : biến độc lập

a₀ : tham số chặn; a_i: tham số của tổng thể

u : sai số

Với phương pháp này, các nhà dự báo không chỉ dự báo kết quả của những sự kiện tương lai mà còn phân tích tại sao các sự kiện đó xảy ra. Hạn chế của phương pháp này là quá nhiều các giả thuyết thống kê được đưa ra, do vậy ảnh hưởng đến tính tin cậy của số liệu dự báo.

- Phân tích chuỗi thời gian (time series). Chuỗi thời gian là một dãy số liên hệ kế tiếp nhau theo thời gian phản ảnh một sự kiện nào đó. Một chuỗi thời gian thường phản ánh tính xu hướng, tính thời vụ, tính chu kỳ và cả bộ phận bất thường nên dãy số thời gian thường được sử dụng để dự báo. Có nhiều kỹ thuật sử dụng dãy số thời gian để dự báo, nhưng phổ biến là kỹ thuật bình quân trượt, dự báo thích nghi.

Sử dụng phương pháp dự báo này dể dẫn đến sai lầm khi xem xét xu hướng doanh thu của doanh nghiệp vì nó được dựa trên cơ sở điều kiện của doanh nghiệp không thay đổi.

- Phương pháp mô phỏng. Nhằm tái tạo các điều kiện tương lai thị trường cũng như những mối liên quan kinh tế trên cơ sở mô hình của doanh nghiệp, của môi trường. Phương pháp này không phải phức tạp lắm nhưng rất có hiệu quả trong việc cung cấp thông tin ích lợi cho nhà kế hoạch.

- Phương pháp thống kê xác suất. Nhằm xem xét mức ý nghĩa cũng như dự báo trong điều kiện tương lai không chắc chắn. Các dự báo này được thành lập chỉ xác định khung cảnh có thể ảnh hưởng đến việc ra quyết định cho tương lai khi thiết lập các mục tiêu trước.

Về mặt thực tiễn, các phương pháp dự báo nhằm mục đích tối ưu hoá mục tiêu với các ràng buộc - đó là phải bán hàng tối đa với các điều kiện của thị trường, của chu kỳ sống của sản phẩm, của cạnh tranh bởi mối quan hệ bên ngoài của doanh nghiệp.

Kỹ thuật dự báo này phải được sử dụng khác nhau tùy thuộc thời gian của dự báo. Dự báo trung và dài hạn, thuờng tác dụng trong khoảng thời gian 3, 5 đến 10 năm. Trước tiên vì doanh nghiệp được xem xét so với môi trường trong không gian, thời gian để xác định vị trí của doanh nghiệp trước. Dự báo ngắn hạn thường liên quan đến năng lực cụ thể của doanh nghiệp.

Trình tự xây dựng dự toán tổng thể doanh nghiệp

Do hoạt động của doanh nghiệp sản xuất thường đa dạng và phức tạp nhất nên trình tự xây dựng dự toán tổng thể ở doanh nghiệp sản xuất được xem xét. Trình tự chung được thể hiện qua sơ đồ sau:

Trình tự xây dựng dự toán tổng thể trong DNSX

Sơ đồ trên chưa thể hiện mối liên hệ giữa các loại dự toán và tất cả các chức năng trong doanh nghiệp sản xuất. Ví dụ: dự toán của bộ phận nghiên cứu và triển khai, hoặc chi phí trả lãi vay ngân hàng trong báo cáo lãi lỗ dự toán được lập từ dự toán tiền mặt chưa được thể hiện. Tuy nhiên, nhìn vào sơ đồ, một khi dự toán bán hàng được thực hiện, các phòng sản xuất, marketing, phòng cung ứng, hành chính sẽ xây dựng dự toán cho đơn vị mình. Các bước xây dựng dự toán tổng thể như sau :

Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp, vì dự toán này sẽ xác lập mục tiêu của doanh nghiệp so với thị trường, với môi trường. Tiêu thụ được đánh giá là khâu thể hiện chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa, về mặt lý thuyết tất cả các dự toán khác của doanh nghiệp suy cho cùng đều dựa vào loại dự toán tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ chi phối đến các dự toán khác, nếu xây dựng không chính xác sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự toán tiêu thụ được lập dựa trên dự báo tiêu thụ. Dự toán tiêu thụ bao gồm những thông tin về chủng loại, số lượng hàng bán, giá bán và cơ cấu sản phẩm tiêu thụ.

Ngoài ra, dự toán tiêu thụ còn dự báo cả mức bán hàng thu bằng tiền và bán hàng tín dụng, cũng như các phương thức tiêu thụ. Khi lập dự toán tiêu thụ, các nhà quản lý cần xem xét ảnh hưởng chi phí marketing đến hoạt động tiêu thụ tại doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp, bộ phận kinh doanh hoặc marketing có trách nhiệm trực tiếp cho việc lập dự toán tiêu thụ.

Sau khi xác lập mục tiêu chung của dự toán tiêu thụ, dự toán còn có trách nhiệm chi tiết hoá nhiệm vụ cho từng thời kỳ, từng bộ phận. Việc xem xét khối lượng tiêu thụ theo thời kỳ còn dựa vào chu kỳ sống của sản phẩm. Nếu sản phẩm của doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi tính thời vụ thì khi xây dựng dự toán phải tính đầy đủ múc ảnh hưởng này, và có phương pháp tính đến tính thời vụ trong các phương pháp dự báo. Một trong những phương tiện giúp đỡ cho các dự báo này là việc phân tích dữ liệu quá khứ theo luồng được thành lập dựa trên nhiều thời kỳ khác nhau.

Trên cơ sở mục tiêu theo từng thời kỳ của doanh nghiệp, dự toán tiêu thụ phải được lập cụ thể theo từng vùng, theo từng bộ phận, từng sản phẩm. Như vậy, nó không những giúp đỡ nhà quản trị trong việc tổ chức thực hiện mà còn cho phép đánh giá kết quả và thành tích của các vùng khi so sánh kết quả thực hiện và mục tiêu đạt được.

Khi lập dự toán tiêu thụ cũng cần quan tâm đến chính sách bán hàng của doanh nghiệp để ước tính các dòng tiền thu vào liên quan đến bán hàng trong các thời kỳ khác nhau.

Công ty ABC sản xuất và tiêu thụ một loại sản phẩm. Có số liệu dự báo về số lượng sản phẩm tiêu thụ trong 4 quí lần lược là: 3.000, 4.000, 6.000 và 5.000 sản phẩm. Đơn giá bán dự kiến là 100.000đ/sản phẩm. Theo kinh nghiệm, 80% doanh thu ghi nhận trong tháng sẽ thu được tiền trong tháng, phần còn lại sẽ thu được trong tháng sau. Dự toán tiêu thụ tại công ty ABC được lập dựa trên số liệu dự báo tiêu thụ theo từng quí như sau:

Dự toán tiêu thụ của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1.Số lượng S.P tiêu thụ	3.000	4.000	6.000	5.000	18.000
2. Đơn giá (1.000đ)	100	100	100	100	100
3. Doanh thu	300.000	400.000	600.000	500.000	1.800.000

Dựa trên dự toán doanh thu, lịch thu tiền dự kiến được lập phục vụ cho việc lập dự toán vốn bằng tiền:

Lịch thu tiền dự kiến của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
1. Doanh thu	300.000	400.000	600.000	500.000
2. Thu tiền trong tháng bán hàng	240.000	320.000	480.000	400.000
3. Thu tiền sau 1 tháng bán hàng		60.000	80.000	120.000
4. Tổng = (2) + (3)		380.000	560.000	520.000

Dự toán sản xuất

Việc xây dựng dự toán sản xuất nhằm xác định số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ đến. Để xây dựng dự toán sản xuất cần dựa vào:

Số lượng sản phẩm tồn kho đầu kỳ được ước tính theo thực tế của kỳ trước
Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự toán được xác định theo dự toán tiêu thụ
Nhu cầu sản phẩm tồn kho cuối kỳ theo mong muốn của nhà quản trị. Đây chính là mức dự trữ tối thiểu cần thiết để phục vụ tiêu thụ cho thời kỳ sau thời kỳ dự toán. Mức tồn kho cuối kỳ dự tính nhiều hay it thường phụ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất. Nhu cầu này có thể được xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau.
Khả năng sản xuất của đơn vị

Như vậy, số lượng sản phẩm sản xuất yêu cầu trong kỳ là :

Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đảm nhận tất cả nhu cầu, điều đó còn tuỳ thuộc khả năng sản xuất trên cơ sở năng lực hiện tại của chúng. Do vậy Khối lượng sản xuất dự toán = Min {Khối lượng sản xuất yêu cầu, Khối lượng sản xuất theo khả năng}

Khi lập dự toán sản xuất cần chú ý đến việc phân chia công việc cho các đơn vị cũng như theo thời gian thực hiện từng công đoạn. Việc phân bố cụ thể công việc cho phép doanh nghiệp tổ chức thực hiện công việc tốt hơn, đồng thời kiểm tra kiểm soát được công việc một cách dể dàng.

Phân bổ công việc theo thòi gian thường là hằng tháng cho phép chọn lựa các cách thức điều chỉnh tuỳ thuộc vào nội dung doanh nghiệp và bản chất của sản phẩm.

Phân bổ công việc theo bộ phận nhằm lập dự toán nội bộ là công việc rất quan trọng vì nó là cơ sở để lập dự toán chi phí sản xuất theo bộ phận cũng như theo thời gian. Thường công việc này khá đơn giản đối với các doanh nghiệp chỉ sản xuất một loại sản phẩm, nhưng khá phức tạp đối với doanh nghiệp có nhiều đơn vị, nhiều loại sản phẩm.

Phân bổ công việc vừa theo thời gian vừa theo bộ phận trước hết phải quan tâm đến cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp để qua đó xem xét tiềm năng của từng bộ phận. Các nhân tố quan trọng cần xem xét khi thực hiện công việc này là khả năng dự trữ tồn kho, lực lượng lao động chủ yếu của doanh nghiệp, sự phù hợp giữa mức trang bị tài sản cố định. Đối với một số loại hình sản xuất có ảnh hưởng của yếu tố thiên nhiên khi lập dự toán còn phải chú ý đến tính thời vụ của sản phẩm trong việc phân bố công việc.

Trở lại ví dụ trên, để lập dự toán sản xuất cho công ty ABC, công ty xác định số lượng thành phẩm tồn kho cuối quí phải tương ứng với 10% nhu cầu tiêu thụ của quí đến và số lượng thành phẩm tồn kho đầu năm là 300, giá thành đơn vị là 85.000đ, số lượng thành phẩm tồn kho cuối năm mog muốn là 400 thành phẩm. Dự toán sản xuất của công ty được lập như sau:

Dự toán sản xuất của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1.Số lượng T.P tiêu thụ (sp)	3.000	4.000	6.000	5.000	18.000
2. Số lượng TP tồn kho cuối kì (sp)	400	600	500	400	400
3. Tổng nhu cầu thành phẩm = (1) + (2)	3.400	4.600	6.500	5.400	18.400
4. Số lượng TP tồn kho đầu kì (sp)	300	400	600	500	300
5. Số lượng TP cần sản xuất = (3) – (4)	3.100	4.200	5.900	4.900	18.100

Dự toán chi phí sản xuất

Trong giai đoạn này, việc dự toán chi phí sản xuất nhằm xác định toàn bộ chi phí để sản xuất một khối lượng sản xuất đã được xác định trước. Quá trình sản xuất nào cũng luôn gắn với một trình độ kỹ thuật trong một thời kỳ nhất định. Do vậy khó có thể có một phương pháp dự toán chung cho tất cả mọi loại hình khác nhau. Trong giáo trình này chúng ta chỉ đề cập đến phương pháp tổng quát nhất. Chi phí để sản xuất sản phẩm bao gồm 3 khoản mục là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung; nên dự toán chi phí sản xuất phải thể hiện đầy đủ ba loại chi phí này. Nhiệm vụ đặt ra trong phần này không chỉ xác định chi phí sản xuất cụ thể cho từng loại mà còn phải chú ý đến nhiệm vụ cắt giảm chi phí mà doanh nghiệp.

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phản ánh tất cả chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cần thiết để đáp ứng yêu cầu sản xuất đã được thể hiện trên dự toán khối lượng sản phẩm sản xuất. Để lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp cần xác định:

Định mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất một sản phẩm
Đơn giá xuất nguyên vật liệu. Thông thường đơn giá xuất ít thay đổi. Tuy nhiên để có thể phù hợp với thực tế và làm cơ sở cho việc kiểm tra, kiểm soát khi dự toán đơn giá này cần phải biết doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính giá hàng tồn kho nào: phương pháp LIFO, FIFO, giá đích danh hay giá bình quân.
Mức độ dự trữ nguyên vật liệu trực tiếp vào cuối kỳ dự toán được tính toán trên cơ sở lý thuyết quản trị tồn kho.

Như vậy:

Và dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp xuất dùng cho sản xuất sẽ là:

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu có đơn giá khác nhau để sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau thì công thức xác định chi phí vật liệu như sau:

CPVL = \sum_{i}^{n} \sum_{j}^{m} Q_{i} M_{ij} G_{j}

Với: Mij là mức hao phí vật liệu j để sản xuất một sản phẩm i

Gj là đơn giá vật liệu loại j

Qi là số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất.

Việc tính toán các loại chi phí này có thể được mô tả dưới dạng ma trận:

CP = Q x M x G

Trở lại tình huống trên, để lập dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, công ty ABC đã xây dựng định mức vật liệu tiêu hao cho sản xuất 1 sản phẩm là 1 kg vật liệu X, với đơn giá định mức là 50.000đ/kg. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty được lập như sau:

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1. Số lượng TP cần sản xuất	3.100	4.200	5.900	4.900	18.100
2. Định mức vật liệu /sp (kg/sp)	1	1	1	1	1
3. Lượng vật liệu dung vào sản xuất	3.100	4.200	5.900	4.900	18.100
4. Đơn giá vật liệu (1.000đ)	50	50	50	50	50
5. Chi phí NVL trực tiếp (1.000đ)	155.000	210.000	295.000	245.000	905.000

Dự toán cung cấp nguyên vật liệu

Dự toán cung cấp nguyên vật liệu được lập cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lượng nguyên vật liệu dự toán cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo công thức sau:

Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu được tính toán dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu và dự toán mua nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng. Đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp.

Dự toán mua nguyên vật liệu còn tính đến thời điểm, và mức thanh toán tiền mua nguyên liệu căn cứ vào chính sách bán hàng của nhà cung cấp. Đây là cơ sở để lập dự toán vốn bằng tiền tại doanh nghiệp.

Đeể lập dự toán cung cấp nguyên vật liệu, công ty ABC ước tính lượng vật liệu dự trữ cuối kì phải tương đương 10% nhu cầu sử dụng của quí đến và số lượng vật liệu tồn kho đầu năm là 400kg, số lượng vật liệu dự trữ cuối năm là 300kg. Dự toán cung cấp nguyên vật liệu được lập như sau:

Dự toán cung ứng nguyên vật liệu của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1. Lượng v.liệu dùng vào SX (Kg)	3.100	4.200	5.900	4.900	18.100
2. Lượng vật liệu tồn cuối kì (Kg)	420	590	490	300	300
3. Tổng nhu cầu về lượng vật liệu (Kg)	3.520	4.790	6.390	5.200	18.400
4. Lượng vật liệu tồn đầu kì (Kg)	400	420	590	490	400
5. Lượng vật liệu mua vào (Kg)	3.120	4.370	5.800	4.710	18.000
6. Đơn giá vật liệu (1.000đ/kg)	50	50	50	50	50
7. Số tiền cần mua vật liệu (1.000đ)	156.000	218.500	290.000	235.500	900.000

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp được xây dựng từ dự toán sản xuất. Dự toán này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lượng lao động cần thiết cho kỳ dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự toán này là duy trì lực lượng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí sử dụng lao động. Dự toán lao động còn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong qúa trình hoạt động sản xuất.

Chi phí nhân công trực tiếp thường là biến phí trong mối quan hệ với khối lượng sản phẩm sản xuất, nhưng trong một số ít các trường hợp chi phí nhân công trực tiếp không thay đổi theo mức độ hoạt động. Đó là trường hợp ở các doanh nghiệp sử dụng công nhân có trình độ tay nghề cao, không thể trả công theo sản phẩm hoặc theo thời gian. Để lập dự toán chi phí này, doanh nghiệp phải dựa vào số lượng nhân công, quỹ lương, cách phân phối lương và nhiệm vụ của doanh nghiệp.

Đối với biến phí nhân công trực tiếp, để lập dự toán doanh nghiệp cần xây dựng

- Định mức lao động để sản xuất sản phẩm

- Tiền công cho từng giờ lao động hoặc từng sản phẩm nếu doanh nghiệp trả lương theo sản phẩm

Và chi phí nhân công trực tiếp cũng được xác định tương tự:

$CPNCTT = \sum_{i}^{m} \sum_{j}^{n} Q_{i} M_{ij} G_{j}$ hoặc $CPNCTT = \sum_{i}^{m} Q_{i} L_{i}$

Với: Mij là mức hao phí lao động trực tiếp loại j để sản xuất một sản phẩm i

Gj là đơn giá lương của lao động loại j

Lj là đơn giá lương tính cho mỗi sản phẩm

Qi là số lượng sản phẩm i dự toán sản xuất.

Số liệu về chi phí nhân công phải trả còn là cơ sở để lập dự toán tiền mặt

Để lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp, công ty ABC đã xây dựng định mức lượng thời gian để sản xuất 1 sản phẩm là 2 giờ công/ sản phẩm, với đơn giá 10.000đ/g. Dựa trên thông tin đã có, dự toán chi phí nhân công trực tiếp được lập:

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1. Số lượng TP cần sản xuất	3.100	4.200	5.900	4.900	18.100
2. Mức hao phí lao động /sp (giờ/sp)	2	2	2	2	2
3. Tổng mức hao phí lao động	6.200	8.400	11.800	9.800	36.200
4. Đơn giá giờ công (1.000đ)	10	10	10	10	10
5. Chi phí NC trực tiếp (1.000đ)	62.000	84.000	118.000	98.000	362.000

Dự toán chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xưởng. Chi phí sản xuất chung bao gồm cả yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định. Dự toán chi phí sản xuất chung phải tính đến cách ứng xử chi phí để xây dựng mức phí dự toán hợp lý trong kỳ. Cũng có thể dự toán chi phí sản xuất chung theo từng nội dung kinh tế cụ thể của chi phí. Tuy nhiên cách làm này khá phức tạp, tốn nhiều thời gian không phù hợp đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ như ở nước ta hiện nay. Do vậy trong giáo trình này chỉ quan tâm đến việc phân biệt biến phí và định phí sản xuất chung trong dự toán.

Dự toán này ở các doanh nghiệp thường được xem là một nhiệm vụ cơ bản nhằm giảm thấp chi phí và giá thành sản phẩm. Tuy nhiên với xu hướng giá thành ngày càng giảm, việc đấu tranh chống sự tăng chi phí dẫn đến nhiệm vụ khá quan trọng. Các chi phí này thường không liên quan trực tiếp đến sản phẩm cụ thể. Nếu sử dụng cách tính toán giá thành toàn bộ, việc tăng giảm của các chi phí này thuộc về trách nhiệm của nhà quản trị từng khu vực, từng trung tâm. Các chi phí này thường độc lập tương đối với mức độ hoạt động, nó liên quan chủ yếu với cấu trúc của phân xưởng, phải sử dụng chi phí hỗn hợp và các kỹ thuật tách biệt phần biến phí và định phí. Như vậy chi phí sản xuất chung hoàn toàn có thể kiểm tra được.

Biến phí sản xuất chung có thể được xây dựng theo từng yếu tố chi phí cho một đơn vị hoạt động (chi phí vật liệu gián tiếp, chi phí nhân công gián tiếp, ...). Tuy nhiên thường cách làm này khá phức tạp, tốn nhiều thời gian. Do vậy khi dự toán chi phí này, người ta thường xác lập biến phí sản xuất chung cho từng đơn vị hoạt động.

Dự toán biến phí cũng có thể được lập theo tỷ lệ trên biến phí trực tiếp, khi đó biến phí SXC dự toán sẽ xác định:

Dự toán định phí sản xuất chung cần thiết phải phân biệt định phí bắt buộc và định phí tùy ý. Đối với định phí bắt buộc, trên cơ sở định phí chung cả năm chia đều cho 4 quý nếu là dự toán quý, hoặc chia đều cho 12 tháng nếu là dự toán tháng. Còn đối với định phí tùy ý thì phải căn cứ vào kế hoạch của nhà quản trị trong kỳ dự toán. Dự toán định phí hằng năm có thể được lập dựa vào mức độ tăng giảm liên quan đến việc trang bị, đầu tư mới ở doanh nghiệp.

Với tình huống của công ty ABC, công ty đã dự toán biến phí sản xuất chung trên giờ công lao động trực tiếp là 5.000đ/g theo điều kiện sản xuất hiện tại. Tổng định phí sản xuất chung là 80.000.000đ/ năm và phân bổ đều cho các quí. Với thông tin hiện có, dự toán chi phí sản xuất chung được lập:

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1. Tổng giờ công TT dùng vào SX (g)	6.200	8.400	11.800	9.800	36.200
2. Biến phí SXC/ giờ công (1.000đ/g)	5	5	5	5	5
3. Tổng biến phí SXC (1.000đ)	31.000	42.000	59.000	49.000	181.000
4. Định phí sản xuất chung (1.000đ)	20.000	20.000	20.000	20.000	80.000
5. Tổng chi phí SXC (1.000đ)	51.000	62.000	79.000	69.000	261.000

Dự toán giá vốn hàng bán

Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lượng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phương pháp giá toàn bộ. Như vậy trên cơ sở số lượng sản phẩm sản xuất theo dự toán, giá thành dự toán để sản xuất sản phẩm, số lượng sản phẩm dự trữ dự toán vào cuối kỳ, dự toán giá vốn hàng xuất bán được xây dựng như sau:

Nếu đơn vị không có tồn kho sản phẩm hoặc chi phí đơn vị tồn kho tương tự nhau thì giá vốn hàng bán có thể tính bằng tích của sản lượng tiêu thụ nhân với giá thành sản xuất đơn vị sản phẩm.

Giả sử công ty ABC không có sản phẩm dở dang đầu kì và cuối kì và công ty sử dụng phương pháp FIFO trong tính giá thành phẩm xuất bán. Dự toán giá vốn hàng bán được lập dựa vào dự toán sản xuất, dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung như sau:

Dự toán giá vốn hàng bán của công ty ABC
Chỉ tiêu
Quí
I	II	III	IV
Cả năm
1. Chi phí NVL TT (1.000đ)	155.000	210.000	295.000	245.000	905.000
2. Chi phí NCTT (1.000đ)	62.000	84.000	118.000	98.000	362.000
3. Tổng chi phí SXC (1.000đ)	51.000	62.000	79.000	69.000	261.000
4. Tổng chi phí SX (tổng giá thành)	268.000	356.000	492.000	412.000	1.528.000
5. Số lượng sản phẩm sản xuất	3.100	4.200	5.900	4.900	18.100
6. Giá thành đơn vị	86,45	84,76	83,39	84,08	84
7. Số lượng SP tồn kho cuối kì	400	600	500	400	400
8. Giá thành SP tồn kho đầu kì	25.500	34.580	50.856	41.695	25.500
9.Giá thành SP tồn kho cuốI kì	34.580	50.856	41.695	33.632	33.632
10. Giá vốn hàng bán	258.920	339.724	501.161	420.063	1.519.868

Dự toán chi phí bán hàng

Các loại chi phí này được lập tương tự như chi phí sản xuất chung. Tuy nhiên, chi phí bán hàng có ảnh hưởng nhất định đến hoạt động tiêu thụ của doanh nghiệp và ngược lại nên khi lập dự toán chi phí bán hàng phải tính đến mối liên hệ với dự toán tiêu thụ của doanh nghiệp.

Dự toán chi phí bán hàng phản ánh các chi phí liên quan đến việc tiêu thụ sản phẩm dự tính của kỳ sau. Dự toán này nhằm mục đích tính truớc và tập hợp các phương tiện chủ yếu trong quá trình bán hàng. Khi xây dựng dự toán cho các chi phí này cần tính đến nội dung kinh tế của chi phí cũng như yếu tố biến đổi và yếu tố cố định trong thành phần chi phí.

Dự toán định phí bán hàng

Yếu tố định phí thường ít biến đổi trong một phạm vi phù hợp gắn với các quyết định dài hạn, và có thể dự báo một cách dể dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Các chi phí này cũng có thể thay đổi trong trường hợp phát triển thêm mạng phân phối mới, thêm các dịch vụ mới sau bán hàng, dịch vụ nghiên cứu phát triển thị trường, ...

Dự báo các yếu tố này cần phân tích đầy đủ các dữ liệu quá khứ của doanh nghiệp. Thông thường các mô hình hồi quy cho phép ta tách biệt các thành phần định phí, và biến phí bán hàng của doanh nghiệp, đồng thời làm cơ sở tính toán tỷ lệ thay đổi dự kiến.

Dự toán biến phí bán hàng.

Các biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể là biến phí trực tiếp như hoa hồng, lương nhân viên bán hàng…Biến phí gián tiếp là những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng như chi phí bảo trì, xăng dầu, hỗ trợ bán hàng ... và thường được dự toán trên cơ sở số lượng bán hàng dự toán hoặc xác định một tỷ lệ % theo thống kê kinh nghiệm.

Hoặc

Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp

Dự toán chi phí quản lý thường phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chi phí này liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan đến từng bộ phận hoạt động nào. Tương tự như dự toán bán hàng, việc lập dự toán biến phí quản lý này thường dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lượng tiêu thụ dự kiến.

hoặc sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm, trên cơ sở tỷ lệ biến phí QLDN trên biến phí trực tiếp trong và ngoài khâu sản xuất ở các kỳ kế toán trước để xác định tỷ lệ biến phí bình quân giữa các kỳ. Công thức để xác định biến phí này như sau:

Số liệu từ dự toán này còn là cơ sở để lập dự toán tiền mặt và báo cáo kết quả kinh doanh dự toán của doanh nghiệp.

Còn định phí quản lý doanh nghiệp thường không thay đổi theo mức độ hoạt động. Các thay đổi của loại chi phí này chủ yếu do việc trang bị đầu tư thêm cho bộ phận quản lý của doanh nghiệp. Lập dự toán bộ phận này cần căn cứ vào dự báo các nội dung cụ thể của từng yếu tố chi phí để xác định chính xác định phí theo dự toán.

Dự toán chi phí tài chính

Thu nhập và chi phí tài chính liên quan đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nội dung của thu nhập và chi phí tài chính bao gồm rất nhiều nội dung. Theo chế độ kế toán hiện nay, chi phí và thu nhập tài chính phải được tính toán đầy đủ trong kết quả hoạt động kinh doanh cỉa doanh nghiệp.

Dự toán chi phí tài chính trong phần này ta cần quan tâm đến chi phí lãi vay mà doanh nghiệp phải trả. Cơ sở để lập dự toán chi phí tài chính là số tiền cần vay dài hạn và ngắn hạn trong mỗi kỳ lập dự toán cũng như lãi suất vay phải trả cho từng khoản vay.

Dự toán báo cáo kết quả kinh doanh

Trên cơ sở các dự toán bộ phận đã lập, bộ phận kế toán quản trị lập các báo cáo kết quả kinh doanh dự toán. Số liệu dự toán trên các báo cáo tài chính này thể hiện kỳ vọng của các nhà quản lý tại doanh nghiệp và có thể được xem như một công cụ quản lý của doanh nghiệp cho phép ra các quyết định về quản trị, nó cũng là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện dự toán đã đề ra.

Dự toán này được lập căn cứ vào các dự toán doanh thu, dự toán giá vốn, và các dự toán chi phí ngoài sản xuất đã được lập. Dự toán này có thể được lập theo phương pháp toàn bộ hoặc theo phương pháp trực tiếp.

Dự toán báo cáo lãi lỗ theo phương pháp tính giá toàn bộ	Dự toán báo cáo lãi lỗ theo phương pháp tính giá trực tiếp

Doanh thu dự toán	XXX	Doanh thu	XXX
Giá vốn hàng bán dự toán	XXX	Biến phí SX hàng bán	XXX
Lợi nhuận gộp theo dự toán	XXX	Biến phí bán hàng và QLDN	XXX
Chi phí bán hàng &QLDN dự toán	XXX	Số dư đảm phí	XXX
Lợi nhuận thuần từ HĐKD dự toán	XXX
Định phí sản xuất chung	XXX
		Định phí bán hàng và QLDN	XXX
		Lợi nhuận thuần từ HĐKD	XXX

Dự toán vốn bằng tiền

Dự toán vốn bằng tiền được tính bao gồm việc tính toán các luồng tiền mặt và tiền gửi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp trong các thời kỳ. Dự toán này có thể được lập hằng năm, hằng quý và nhiều khi cần thiết phải lập hằng tháng, tuần, ngày.

Dự toán vốn bằng tiền là một trong những dự toán quan trọng của doanh nghiệp. Vì qua đó nó thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho người lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khác. Dự toán vốn bằng tiền là cơ sở để doanh nghiệp có dự toán vay mượn, phát hành trái phiếu, cổ phiếu, ... kịp thời khi lượng tiền mặt thiếu hoặc có kế hoạch đầu tư sinh lợi khi lượng tiền mặt tồn quỹ thừa.

Khi lập dự toán vốn bằng tiền , doanh nghiệp cần chú ý đến các điểm sau :

Dự toán vốn bằng tiền được lập từ các khoản thu nhập và chi phí của dự toán hoạt động, dự toán vốn và dự toán chi phí tài chính

Phải dự đoán khoản thời gian giữa doanh thu được ghi nhận và thời điểm thu tiền bán hàng thực tế
Phải dự đoán khoản thời gian giữa chi phí đã ghi nhận và thời điểm thực tế trả tiền cho các khoản chi phí
Phải loại trừ các khoản chi không tiền mặt. Ví dụ : chi phí khấu hao tài sản cố định hoặc chi phí dự phòng nợ khó đòi phải loại bỏ khi lập dự toán vốn bằng tiền.
Phải xây dựng số dư tồn quỹ tiền tối thiểu tại đơn vị. Tồn quỹ tiền tối thiểu và các kết quả dự báo về luồng tiền thu chi là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiền của mình

Công tác lập dự toán vốn bằng tiền giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán vốn bằng tiền là cơ sở để các nhà quản lý có dự toán vay nợ thích hợp, kịp thời, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Dự toán vốn bằng tiền cũng là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng tài nguyên của mình có hiệu quả nhất. Trong điều kiện tin học hóa hiện nay trong kế toán, dự toán vốn bằng tiền có thể lập cho từng ngày, tuần, tháng, nhờ vậy công tác quản lý tiền tại đơn vị được chặt chẽ hơn.

Để lập dự toán vốn bằng tiền, một công ty có số liệu dự báo thu, chi trong năm N như sau: (đ.v.t: triệu đồng)

1. Doanh thu bán hàng :

Tháng	Doanh thu	Tháng	Doanh thu
5	200	9	500
6	250	10	350
7	300	11	250
8	400	12	200

Điều khoản tín dụng bán hàng tại công ty như sau: nếu người mua trả tiền ngay trong vòng mười ngày đầu thì được chiết khấu 2%. Thời hạn tín dụng: 40 ngày.

2. Dự báo tình hình thu tiền bán hàng: kinh nghiệm tại công ty cho thấy :

- 20 % doanh thu ghi nhận trong tháng sẽî thu trong tháng. Số này được hưởng chiết khấu

- 70 % doanh thu ghi trong tháng này sẽ trả tiền trong tháng sau

- 10 % sẽ thu trong tháng thứ hai sau tháng bán hàng

3. Chi phí thu mua nguyên vật liệu dự tính chiếm khoảng 70 % doanh thu. Hoạt động thu mua nguyên liệu được tổ chức trước một tháng sản phẩm của công ty tiêu thụ. Nhà cung cấp cho phép công ty trả chậm tiền mua nguyên liệu trong vòng 30 ngày.

4. Công ty dự tính thanh toán các khoản chi phí khác trong kỳ đến như sau :

- Tiền lương

Tháng	Mức lương	Tháng	Mức lương
7	30	10	40
8	40	11	30
9	50	12	30

- Tiền thuê nhà hàng tháng : 15

- Các chi phí khác : 10 - 15 - 20 - 15 - 10 - 10 (tương ứng các tháng: 7-12)

- Tạm nộp thuế lợi tức vào tháng 9 và tháng 12 là 30 và 20

- Công ty dự tính mua thiết bị mới vào tháng 10 với giá 100, trả bằng tiền

5. Số dư vốn bằng tiền hàng tháng tối thiểu là 10 triệu đồng và công ty dự tính số tiền tồn quỹ ngày 30/6/199X là 15 triệu.

Yêu cầu: Lập dự toán vốn bằng tiền và đưa ra phương án vay để đạt mục tiêu trong kỳ. Giả sử, thuế suất thuế GTGT bằng 0%.

Dựa vào tình hình trên, công ty lập dự toán vốn bằng tiền 6 tháng cuối năm N như sau:

Dự toán vốn bằng tiền
	5	6	7	8	9	10	11	12
1. Doanh thu	200	250	300	400	500	350	250	200
Luồng tiền vào
2. Thu trong tháng bán hàng (0.2 x 0.98 x Dthu)			59	78	98	69	49	39
3. Thu trong tháng kế tiếp (0.7x D.thu)

		175	210	280	350	245	175
4. Thu 2 tháng sau (0.1x D.thu)			20	25	30	40	50	35
Tổng luồng tiền vào (3+4+5)			254	313	408	459	344	249
Luồng tiền ra
6. Mua hàng trong tháng		210	280	350	245	175	140
7. Trả tiền mua hàng			210	280	350	245	175	140

8. Trả Lương			30	40	50	40	30	30

9. Tiền thuê nhà			15	15	15	15	15	15
10. Chi phí khác			10	15	20	15	10	10
11. Nộp thuế					30			20
12. Mua thiết bị						100
Tổng luồng tiền ra (7+....+12)			265	350	465	415	230	215

Chênh lệch thu chi			-11	-37	-57	44	114	34
13. Tồn quỹ đầu kỳ (không đi vay)			15	4	-33	-90	-46	68
14. Tồn quỹ cuối kỳ			4	-33	-90	-46	68	102
15. Tồn quỹ tối thiểu			10	10	10	10	10	10
16. Số tiền cần vay hay số tiền dôi			-6	-43	(100	-56	58	92

Theo dự toán vốn bằng tiền như bảng trên thì vào cuối tháng 7/N, tồn quỹ tiền mặt là 4.000.000 đồng. Để đáp ứng nhu cầu chi tiêu trong tháng với mức tồn quỹ định mức là 10 triệu, công ty cần phải vay trong tháng là 6 triệu đồng. Tương tự, công ty cũng gặp phải tình trạng khan hiếm tiền mặt vào tháng 8/N là 37 triệu nên số vay đến cuối tháng 8 phải là 43 triệu. Tình hình tương tự cho đến cuối tháng 10, số vay ngân hàng tích lũy là 56 triệu đồng. So với tháng 9, số vay tích lũy giảm xuống phản ánh luồng tiền vào trong kỳ vượt luồng tiền ra, và phần dôi ra được sử dụng để thanh toán các khoản vay trước đây. Trong hai tháng cuối năm N, số dư tiền mặt cuối kỳ là 68 và 92 triêu. Công ty có thể sử dụng số tiền dôi ra để thực hiện đầu tư vào các chứng khoán ngắn hạn khác.

Dự toán vốn bằng tiền ở ví dụ trên là trường hợp đơn giản. Trong thực tế, khi lập dự toán vốn bằng tiền, công ty cần chú ý đến các luồng tiền sau :

- Các khoản thu, chi về tiền gửi, tiền vay ngân hàng

- Các khoản chi về cổ tức, thu về chứng khoán

Ngoài ra, các khoản thu - chi thường không đồng nhất trong tháng, cho nên để đảm bảo tính chính xác thì dự toán tiền mặt nên được lập trên cơ sở từng ngày. Số dư tiền mặt định mức cũng không nhất thiết giống nhau ở các tháng trong năm mà có thể thay đổi, nhất là khi hoạt động của doanh nghiệp mang tính thời vụ cao.

Lập Bảng cân đối kế toán dự toán

Trên cơ sở các dự toán về vốn bằng tiền, về tồn kho, ... mà các bộ phận đã lập, phòng kế toán lập dự toán bảng cân đối kế toán. Dự toán này được lập căn cứ vào bảng cân đối kế toán của thời kỳ trước và tình hình nhân tố của các chỉ tiêu được dự tính trong kỳ. Kết cấu của BCĐKT dự toán có kết cấu trên cơ sở của kế toán tài chính với mẫu như sau:

TÀI SẢN	Số tiền	NGUỒN VỐN	Số tiền
A. Tài sản ngắn hạn	XXX	A. Nợ phải trả	XXX
B. Tài sản dài hạn	XXX	B. Vốn chủ sở hữu	XXX

Ví dụ tổng hợp minh họa

Để lập dự toán tổng thể, một công ty có số liệu như sau:

Bảng cân đối kế toán ngày 31/12/200X như sau:

Tài sản	Số tiền (1.000đ)	Nguồn vốn	Số tiền (1.000đ)
Tiền	10.000	Phải trả nhà cung cấp	20.000
Nợ phải thu khách hang	16.000	Nguồn vốn kinh doanh	75.000
Nguyên vật liệu	3.000	Lợi nhuận chưa phân phối	5.000
Thành phẩm	19.140
Nguyên giá TSCĐ	57.000
Hao mòn TSCĐ	(5.140)
Tổng	100.000	Tổng	100.000

Số lượng sản phẩm tiêu thụ trong các tháng:
Số lượng sản phẩm tiêu thụ dự toán trong tháng 1, 2 và 3 lần lượt là 5.000, 8.000 và 6.000 sản phẩm. Đơn giá bán dự kiến là 10.000đ/sp. Theo kinh nghiệm của công ty, 60% doanh thu ghi nhận trong tháng sẽ thu được tiền trong tháng bán hàng, số còn lạI sẽ thu được tiền sau 1 tháng bán hàng. Khoản phải thu khách hàng trên bảng cân đối kế toán sẽ thu được tiền trong tháng 1. Ở công ty không có nợ quá hạn.
Công ty mong muốn lượng sản phẩm tồn kho cuối tháng phải tương đương 20% khối lượng sản phẩm tiêu thụ tháng đến. Biết rằng số lượng thành phẩm tồn đầu năm là 2.200 sản phẩm, số lượng thành phẩm tồn kho cuốI năm theo mong muốn là 1.000 sản phẩm.
Định mức nguyên liệu để sản xuất 1 sản phẩm là: 0,2kg/sp với đơn giá 20.000đ/kg. Nguyên vật liệu tồn cuối mỗi tháng tương đương với 10% lượng nguyên vật liệu sử dụng tháng đến. Lượng vật liệu tồn cuối tháng 3 là 170 kg. Nhà cung cấp cho phép công ty trả tiền mua nguyên vật liệu sau 1 tháng mua hàng. Số tiền còn nợ nhà cung cấp trên bảng cân đối kế toán là số tiền công ty đã mua nguyên vật liệu trong tháng 12 và sẽ được công ty trả trong tháng 1.
Để sản xuất 1 sản phẩm cần 0,5 giờ công, với đơn giá 6.000đ/giờ. Chi phí nhân công phát sinh trong tháng nào thì trả ngay cho công nhân trong tháng đó.
Chi phí sản xuất chung dự kiến:
- Định phí sản xuất chung hàng tháng là 5.000.000đ/tháng trong đó chi phí khấu hao là 1.000.000đ, các chi khác đều trả bằng tiền trong tháng phát sinh.
- Biến phí sản xuất chung trên một giờ công lao động trực tiếp là 2.000đ/giờ. Các biến phí sẽ được thanh toán bằng tiền trong tháng khi chi phí được ghi nhận.
Biến phí bán hàng gồm: hoa hồng, biến phí quản lý… chiếm 0,5% doanh thu. Định phí bán hàng và quản lý hàng tháng là 2.000.000đ, trong đó chi phí khấu hao là 500.000. Các chi phí phát sinh trả bằng tiền khi chi phí được ghi nhận
Các thông tin bổ sung: công ty sử dụng phương pháp FIFO trong tính giá thành phẩm xuất kho, đầu và cuối mỗi tháng khồn có sản phẩm dở dang. Thuế suất thuế thu nhập doanh nghiệp 28%.

Với các thông tin trên, dự toán tổng thể của công ty được lập như sau:

a. Dự toán tiêu thụ

Dự toán tiêu thụ
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1.Số lượng sản phẩm tiêu thụ (cái)	5.000	8.000	6.000
2. Đơn giá (10.000đ)	10	10	10
3. Doanh thu (1.000đ)	50.000	80.000	60.000

Dựa trên dự toán tiêu thụ, lịch thu tiền dự kiến được lập

Dự kiến lịch thu tiền
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Doanh thu (1.000đ)	50.000	80.000	60.000
2. Thu tiền trong tháng bán hang = (1) x 0,6	30.000	48.000	36.000
3. Thu tiền sau 1 tháng bán hang	16.000^*	20.000	32.000
4. Tổng tiền thu được trong tháng = (2) + (3)	46.000	68.000	68.000

“*” là số tiền phải thu khách hàng trên bảng cân đối kế toán

b. Dự toán sản xuất

Dự toán sản xuất
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1.Số lượng sản phẩm tiêu thụ (cái)	5.000	8.000	6.000
2. Số lượng TP tồn kho cuối kì	1.600	1.200	1.000
3. Tổng nhu cầu thành phẩm	6.600	9.200	7.000
4. Số lượng TP tồn kho đầu kì	2.200	1.600	1.200
5. Số lượng TP cần sản xuất	4.400	7.600	5.800

c. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Số lượng TP cần sản xuất	4.400	7.600	5.800
2. Định mức vật liệu/sp (kg/sp)	0,2	0,2	0,2
3. Tổng lượng vật liệu dung vào SX	880	1.520	1.160
4. Đơn giá VL (1.000đ/kg)	20	20	20
5. Chi phí NVL TT (1.000đ)	17.600	30.400	23.200

d. Dự toán cung ứng vật liệu

Dự toán cung ứng vật liệu
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Tổng lượng vật liệu dùng vào SX (kg)	880	1.520	1.160
2. Lượng vật liệu tồn cuối kì (kg)	152	160	170
3. Tổng nhu cầu về lượng vật liệu (kg)	1.032	1.680	1.330
4. Lượng vật liệu tồn đầu kì (kg)	150	152	160
5. Lượng vật liệu mua vào (kg)	882	1.528	1.170
6. Đơn giá vật liệu (1.000đ/kg)	20	20	20
7. Số tiền cần mua vật liệu (1.000đ)	17.640	30.560	23.400
8. Trả tiền mua vật liệu (1.000đ)	20.000	17.640	30.560

e. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp

Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Số lượng TP cần sản xuất (sp)	4.400	7.600	5.800
2. Định mức giờ công/sp (g/sp)	0,5	0,5	0,5
3. Tổng giờ công dùng vào SX (g)	2.200	3.800	2.900
4. Đơn giá giờ công (1.000đ/kg)	6	6	6
5. Chi phí NC TT (1.000đ)	13.200	22.800	17.400
6. Chi trả tiền lương cho công nhân (1.000đ)	13.200	22.800	17.400

f. dự toán chi phí sản xuất chung

Dự toán chi phí sản xuất chung
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Tổng giờ công dùng vào SX	2.200	3.800	2.900
2. Biến phí SXC/ giờ công (1.000đ/g)	2	2	2
3. Tổng biến phí SXC (1.000đ)	4.400	7.600	5.800
4. Định phí sản xuất chung (1.000đ)	5.000	5.000	5.000
5. Tổng chi phí SXC (1.000đ)	9.400	12.600	10.800

g. Dự toán giá vốn hàng bán

Dự toán giá vốn hàng bán
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Chi phí NVL trực tiếp (1.000đ)	17.600	30.400	23.200
2. Chi phí NC trực tiếp (1.000đ)	13.200	22.800	17.400
3. Tổng chi phí SXC (1.000đ)	9.400	12.600	10.800
4. Tổng chi phí SX (tổng giá thành)	40.200	65.800	51.400
5. Số lượng sản phẩm sản xuất	4.400	7.600	5.800
6. Giá thành đơn vị	9,14	8,65	8,86
7. Số lượng s.phẩm tồn kho cuốI kì	1.600	1.200	1.000
8. Giá thành sản phẩm tồn kho đầu kì	19.140	14.618,19	10.389,47
9.Giá thành sản phẩm tồn kho cuốI kì	14.618,19	10.389,47	8.862
10. Giá vốn hàng bán

g. Dự toán báo cáo lãi lỗ

Báo cáo lãi lỗ dự toán
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Doanh thu (1.000đ)	50.000,00	80.000,00	60.000,00
2. Giá vốn hàng bán	47.721,80	70.028,72	52.927,47
3. LợI nhuận gộp	5.278,19	9.971,28	7.072,53
4. Biến phí bán hang và quản lý DN	2.500	4.000	3.000
5. định phí bán hang và quản lí doanh nghiệp	2.000	2.000	2.000
6. Lợi nhuận trước thuế	778,19	3.971,28	2.072,53

h. Dự toán vốn bằn tiền

Dự toán vốn bằng tiền
Chỉ tiêu	Tháng 1	Tháng 2	Tháng 3
1. Dòng tiền thu trong tháng Lấy từ lịch thu tiền dự kiến	46.000	68.000	68.000
2.Trả tiền mua vật liệu Lấy từ dự toán cung ứng vật liệu	20.000	17.640	30.560
3. Trả lương Lấy từ dự toán chi phí nhân công trực tiếp	13.200	22.800	17.400
4. Trả tiền chi phí sản xuất chung Lấy từ dự toán chi phí sản xuất chung lọai trừ phần khấu hao	8.400	11.600	9.800
5.Trả tiền cho biến phí bán hàng và quản lý Lấy từ dòng 4 của báo cáo lãi lỗ dự toán	2.500	4.000	3.000
6Trả tiền cho định phí bán hàng và quản lý Lấy từ dòng 5 của báo cáo lãi lỗ dự toán trừ phần chi phí khấu hao	1.500	1.500	1.500
7.Tổng dòng tiền ra	45.600	57.540	62.260
8. Chênh lệch thu chi	400	10.460	5.740
9. Tiền tồn đầu kì	10.000	10.400	20.860
10. tiền tồn cuối kì	10.400	20.860	26.600

k. Dự toán bảng cân đối kế toán (đvt: 1.000đ)

Bảng cân đối kế toán dự toán
Tài sản	ĐN(1.000đ)	31/3/X	Nguồn vốn	ĐN(1.000đ)	31/3/X
Tiền	10.000	26.600 Lấy từ tiền tồn cuối kì trong dự toán vốn bằng tiền	Phải trả nhà cung cấp	20.000	23.400 Lấy từ số tiền cần mua vật liệu trong tháng 3 trong dự toán cung ứng vật liệu
Nợ phải thu khách hàng	16.000	24.000 Khoản phải thu cuối quí 1 bằng 40% doanh thu bán hàng tháng 3	Nguồn vốn kinh doanh	75.000	75.000
Nguyên vật liệu	3.000	3.400 Chỉ tiêu này băngd lượng hang tồn kho cuốI tháng 3 x đơn giá vật liệu	Lợi nhuận chưa phân phối	5.000	11.822 Chỉ tiêu này được tính bằng lợi nhuận chưa phân phối đầu năm công với phần lợi nhuận của 3 tháng đầu năm lấy từ báo cáo lãi lỗ
Thành phẩm	19.140	8.862 Lấy từ giá thành sản phẩm tồn kho cuối tháng 3 trên dự toán giá vốn hàng bán
Nguyên giá TSCĐ	57.000	57.000
Hao mòn TSCĐ	(5.140)	(9.640) Bằng giá trị đã khấu hao tính đến đầu năm cộng với giá trị khấu hao trong 3 tháng (4.500.000đ)
Tổng	100.000	110.222	Tổng	100.000	110.222

Ví dụ trên đây có thể áp dụng chung cho các loại hình doanh nghiệp khác. Ở các doanh nghiệp thương mại, việc lập dự toán cũng chủ yếu dựa vào dự báo nhu cầu thị trường. Đây là công việc khó khăn và quan trọng nhất mà doanh nghiệp phải tiến hành. Điểm khác biệt trong qúa trình xây dựng dự toán ở doanh nghiệp thương mại so với doanh nghiệp sản xuất là doanh nghiệp không quan tâm đến chi phí sản xuất mà chỉ lập dự toán mua vào và dự toán dự trữ cuối kỳ. Dự toán mua hàng còn phản ảnh các khoản phải trả và thời điểm thanh toán thực tế trong kỳ.

Quá trình xây dựng dự toán ở các doanh nghiệp du lịch dịch vụ có những đặc thù riêng. Các doanh nghiệp này không bán sản phẩm hàng hóa mà chỉ cung cấp dịch vụ như giặt ủi, lưu trú, lữ hành, ăn uống ... Do vậy, qúa trình xây dựng dự toán bắt đầu từ công tác dự báo doanh thu đạt được từ hoạt động cung cấp dịch vụ. Ở các doanh nghiệp này, quá trình xây dựng dự toán đơn giản hơn vì các doanh nghiệp này không có nhu cầu về sản xuất hoặc mua một khối lượng lớn sản phẩm hàng hóa. Việc lập dự toán chủ yếu quan tâm đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp.

Dự toán linh hoạt

Sự cần thiết của dự toán linh hoạt

Khi doanh nghiệp lập dự toán dựa trên một mức hoạt động cụ thể thì dự toán này được gọi là dự toán tĩnh. Dự toán tĩnh không phù hợp với việc phân tích và kiểm soát chi phí, nhất là chi phí sản xuất chung, bởi vì mức hoạt động thực tế thường có sự khác biệt so với mức hoạt động dự toán. Chính vì vậy, cần xây dựng một loại dự toán có thể đáp ứng được yêu cầu phân tích trong trường hợp mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động mà dự toán tĩnh đã lập, đó chính là dự toán linh hoạt. Dự toán linh hoạt là dự toán được xây dựng dựa trên một phạm vi hoạt động thay vì một mức hoạt động.

Dự toán linh hoạt khác với dự toán tĩnh ở hai điểm cơ bản. Thứ nhất, dự toán linh hoạt không dựa trên một mức hoạt động mà dựa trên một phạm vi hoạt động. Thứ hai là kết quả thực hiện không phải so sánh với số liệu dự toán ở mức hoạt động dự toán. Nếu mức hoạt động thực tế khác với mức hoạt động dự toán, một dự toán mới sẽ được lập ở mức hoạt động thực tế để so sánh với kết quả thực hiện.

Trình tự lập dự toán linh hoạt

Dự toán linh hoạt được xây dựng dựa trên mô hình ứng xử của chi phí. Trình tự lập dự toán linh hoạt có thể khái quát qua các bước như sau:

Bước 1: Xác định phạm vi phù hợp cho đối tượng được lập dự toán.

Bước 2: xác định cách ứng xử của chi phí, tức phân loại chi phí thành biến phí, định phí. Đối với chi phí hỗn hợp, cần phân chia thành biến phí và định phí dựa trên các phương pháp ước lượng chi phí đã được giới thiệu trong chương 2.

Bước 3: Xác định biến phí đơn vị dự toán. Trong đó:

Bước 4: Xây dựng dự toán linh hoạt, cụ thể:

- Đối với biến phí:

- Đối với định phí: định phí không thay đổi vì doanh nghiệp vẫn nằm trong phạm vi hoạt động liên quan.

Để hiểu rõ hơn về dự toán linh hoạt, ta hãy xem xét trường hợp ở công ty ABC. Công ty ABC đã xây dựng dự toán tĩnh sản xuất 25.000 sản phẩm nhưng thực tế chỉ sản xuất được 20.000 sản phẩm. Báo cáo phân tích chi phí sản xuất của công ty được lập như sau:

Báo cáo phân tích chi phí dựa trên dự toán tĩnh
Chỉ tiêu	Dự toán	Thực hiện	chênh lệch
1. Số lượng sản phẩm sản xuất (sp)	25.000	20.000	-5.000
2. Biến phí sản xuất (1.000đ)	162.500	138.000	-24.500
a. Chi phí NVL TT (1.000đ)	75.000	64.000	-11.000
b. Chi phí NCTT (1.000đ)	50.000	44.000	-6.000
c. Biến phí sản xuất chung (1.000đ)	37.500	30.000	7.500
3. Định phí sản xuất chung (1.000đ)	20.000	22.000	+2.000
4. Tổng chi phí sản xuất	182.500	160.000	-22.500

Nếu nhìn vào bảng phân tích trên đánh giá rằng tất cả các biến phí sản xuất thực tế thấp hơn dự toán và công ty đã hoàn thành kế hoạch về chi phí thì đó có thể là một kết luận sai lầm. Bởi vì dự toán tĩnh được lập dựa trên mức sản xuất là 25.000 sản phẩm; trong khi đó, chi phí sản xuất thực tế lại dựa trên mức sản xuất là 20.000 sản phẩm. Để phân tích, đánh giá chính xác tình hình chi phí sản xuất của công ty, dự toán linh hoạt sẽ được lập để đáp ứng yêu cầu này.

Để lập dự toán linh hoạt cho các mức sản xuất 20.000sp, 22.000sp và 25.000sp, cần xác định phạm vi phù hợp của công ty và phân loại chi phí theo cách ứng xử. Bước tiếp theo là xác định biến phí đơn vị dự toán:

Bảng tính biến phí đơn vị dự toán
Biến phí	Tổng biến phí dự toán	tổng số lượng sp sx dự toán	Biến phí đơn vị dự toán
a. Chi phí NVL TT (1.000đ)	75.000	25.000	3
b. Chi phí NCTT (1.000đ)	50.000	25.000	2
c. Biến phí sản xuất chung (1.000đ)	37.500	25.000	1,5

Khi biến phị đơn vị dự toán đã được xác định, dự toán linh hoạt cho 3 mức sản xuất trên được lập như sau:

Lập dự toán linh hoạt
Chỉ tiêu	Biến phí đơn vị dự toán
Dự toán linh hoạt
20.000 sp	22.000 sp	25.000 sp
2. Biến phí sản xuất (1.000đ)	6.5	130.000	143.000	162.500
a. Chi phí NVL TT (1.000đ)	3	60.000	66.000	75.000
b. Chi phí NCTT (1.000đ)	2	40.000	44.000	50.000
c. Biến phí SXC (1.000đ)	1,5	30.000	33.000	37.500
3. Định phí SXC (1.000đ)		20.000	20.000	20.000
4. Tổng chi phí sản xuất (1.000đ)		150.000	163.000	182.500

Để phân tích đánh giá chính xác chi phí sản xuất, đựa vào dự toán linh hoạt và số liệu chi phí sản xuất thực tế, công ty có thể lập lại bảng phân tích chi phí dựa trên cùng mức sản xuất là 20.000 sản phẩm như sau:

Bảng phân tích chi phí dựa trên dự toán linh hoạt
Chỉ tiêu	Dự toán	Thực hiện	chênh lệch
1. Số lượng sản phẩm sản xuất (sp)	20.000	20.000	0
2. Biến phí sản xuất (1.000đ)	130.000	138.000	+8.000
a. Chi phí NVL TT (1.000đ)	60.000	64.000	+4.000
b. Chi phí NCTT (1.000đ)	40.000	44.000	+4.000
c. Biến phí sản xuất chung (1.000đ)	30.000	30.000	0
3. Định phí sản xuất chung (1.000đ)	20.000	22.000	+2.000
4. Tổng chi phí sản xuất	150.000	160.000	+10.000

Từ bảng phân tích này cho thấy chỉ có biến phí sản xuất chung hoàn thành kế hoạch đã đặt ra, còn các phi phí khác đều cao hơn so với dự toán, trong đó tổng biến phí cao hơn dự toán là 8.000.000đ và định phí sản xuất chung cao hơn dự toán là 2.000.000đ. Công ty cần phân tích chi tiết để xác định nguyên nhân và có giải pháp phù hợp. Vấn đề này sẽ được trình bày trong chương tiếp theo của giáo trình này.

Dự toán tổng thể doanh nghiệp (Master Budget )