Quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu.

Sau khi hợp đồng nhập khẩu được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu với tư cách là một bên ký hợp đồng, phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một chuỗi các công việc phức tạp và mang tính chất tự nguyện cao, đòi hỏi người làm công tác này phải đầy đủ kỹ năng, nghiệp vụ thương mại quốc tế. Việc thực hiện này đòi hỏi phải tuân thủ luật pháp quốc gia, quốc tế và giữ chữ tín cho đơn vị mình. Đồng thời đòi hỏi phải cố gắng tiết kiệm các chi phí lưu thông, nâng cao doanh lợi và hiệu quả công việc. Việc thực hiện hợp đồng phải tiến hành các công việc sau.

Xin giấy phép nhập khẩu:

Xin giấy phép nhập khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các bước tiếp theo. Vì thế sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, doanh nghiệp phải xin giấy phép nhập khẩu. Có hai loại giấy phép nhập khẩu đó là giấy phép nhập khẩu năm và giấy phép nhập khẩu chuyến.

• Nếu hàng hoá có trong nghị định thư thì không cần xin giấy phép.
• Bộ thương mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu từng chuyến hàng mậu dịch
• Tổng cục hải quan cấp giấy phép cho hàng phi mậu dịch.
• Đối với hàng hoá thông thường thì doanh nghiệp không cần xin giấy phép nhập khẩu mà chỉ phải làm tờ khai hải quan gửi Bộ Thương mại để theo dõi.

Khi đối tượng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình bộ hồ sơ xin giấy phép gồm:

• Đơn xin phép.
• Phiếu hạn ngạch (nếu có).
• Bản sao hợp đồng hoặc bản sao L/C.
• Hợp đồng uỷ thác nhập khẩu (nếu là nhập khẩu uỷ thác).
• Các giấy tờ có liên quan (nếu có).

Thuê phương tiện vận tải.

Trong quá trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế việc thuê phương tiện vận tải phải dựa vào các căn cứ sau

• Căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng: Nếu điều kiện là CFR, CIF, CPT, CIP, DES, DEQ, DDU, DDP thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê phương tiện vận tải. Còn nếu điều kiện cơ sở giao hàng là EXW, FCA, FAS, FOB thì người nhập khẩu phải có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải.
• Căn cứ vào khối lượng hàng và đặc điểm của hàng hoá: Căn cứ vào khối lượng hàng để tối ưu hoá trọng tải của phương tiện từ đó tối ưu hoá chi phí. Đồng thời căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá là để lựa chọn phương tiện đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
• Căn cứ vào điều kiện vận tải: Đó là hàng hoá rời hay hàng hoá đóng trong Container, hàng hoá thông dụng hay hàng hoá đặc biệt. Vận chuyển trên tuyến đường bình thường hay đặc biệt, vận tải một chiều hay khứ hồi...
• Ngoài ra còn phải căn cứ vào các điều kiện khác trong hợp đồng thương mại quốc tế: Quy định tải trọng tối đa của phương tiện, mức bốc dỡ, thưởng phạt bốc dỡ...

Việc thuê phương tiện vận tải phục vụ cho chuyên chở hàng hoá có ý nghĩa quan trọng đối với các tác nghiệp của quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Nó trực tiếp ảnh hưởng tới tiến độ giao hàng, đến sự an toàn của hàng hoá và có liên quan nhiều đến nội dung của hợp đồng. Chính vì vậy, khi thuê phương tiện vận tải cần phải hiểu và nắm chắc nghiệp vụ cũng như cần có kinh nghiệm thực tế, nhất là trong trường hợp thuê tàu biển (một lĩnh vực rất phức tạp).

Mua bảo hiểm.

Trong thương mại quốc tế thường phải vận chuyển đi xa, trong những điều kiện vận tải khá phức tạp, do đó hàng hoá dễ bị hư hỏng, mất mát tổn thất lớn trong quá trình vận chuyển. Chuyên chở hàng hoá bằng đường biển cũng thường gặp rủi ro và tổn thất, bởi vậy trong thương mại quốc tế bảo hiểm đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất. Theo điều kiện CIF, CIP thì nghĩa vụ của người bán phải mua bảo hiểm vì lợi ích của người mua nhưng chỉ phải mua bảo hiểm ở một mức tối thiểu. Còn trong các điều kiện khác, các bên tự quyết định việc mua bảo hiểm nếu họ cảm thấy cần thiết tức là không bắt buộc phải mua bảo hiểm.Các đơn vị kinh doanh khi mua bảo hiểm phải xác lập nên một hợp đồng bảo hiểm. Để ký một hợp đồng bảo hiểm thì cần nắm vững điều kiện bảo hiểm. Có 3 điều kiện chính cần quan tâm khi ký kết hợp đồng bảo hiểm là:

• Điều kiện bảo hiểm A: Bảo hiểm mọi rủi ro.
• Điều kiện bảo hiểm B: Bảo hiểm có tổn thất riêng.
• Điều kiện bảo hiểm C: Bảo hiểm miễn tổn thất riêng

Ngoài ra còn có điều kiện bảo hiểm như: Vỡ, rò rỉ, mất trộm..., bảo hiểm đặc biệt như bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình công, bạo động...

Cần dựa vào các đặc điểm sau để cân nhắc mua loại bảo hiểm nào:

• Tính chất hàng hoá.
• Tính trạng bao bì.
• Vị trí xếp hàng lên tàu.
• Loại tàu chuyên chở.
• Tình hình chính trị, xã hội.

Làm thủ tục hải quan.

Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý các hoạt động buôn bán theo pháp luật của Nhà nước để ngăn chặn buôn lậu. Theo quyết định số 1494/2001/QĐ-TCHQ (Có hiệu lực ngày 1/10/2001, ban hành ngày 26/01/2001) thì thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu gồm 3 bước:

Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký tờ khai hải quan và quyết định hình thức kiểm tra thực tế hàng hoá.

Ở bước này công chức hải quan sẽ kiểm tra các doanh nghiệp phải cưỡng chế làm thủ tục hải quan; Kiểm tra sự đồng bộ và đầy đủ của hồ sơ hải quan theo quy định ( Trường hợp không chấp nhận đăng ký hồ sơ hải quan thì phải thông báo lý do cho người khai hải quan biết); Kiểm tra việc kê khai theo nội dung yêu cầu trên tờ khai hải quan chứng từ thuộc hồ sơ hải quan, sự phù hợp của nội dung khai hải quan với chứng từ thuộc hồ sơ hải quan; Nếu có trường hợp vi phạm thì lập biên bản vi phạm. Sau đó lãnh đạo chi cục: Quyết định hình thức, tỷ lệ kiểm tra thực tế hàng hoá; Ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan và thông quan đối với trường hợp lô hàng thuộc đối tượng miễn thuế, hàng có thuế suất 0% và được miễn kiểm tra thực tế, hoặc chuyển hồ sơ cho bước 2 đối với lô hàng phải kiểm tra thực tế, hoặc chuyển hồ sơ hải quan cho bước 3 đối với lô hàng miễn kiểm tra thực tế.

Bước 2: Kiểm tra thực tế hàng hoá.

Việc kiểm tra do ít nhất 2 công chức hải quan thực hiện và chịu trách nhiệm các công việc sau:

• Kiểm tra thực tế hàng hoá.

• Xác nhận kết quả kiểm tra thực tế hàng hoá vào tờ khai hải quan.

• Đối với lô hàng vi phạm thì lập biên bản vi phạm.

Bước 3: Kiểm tra tính thuế: Gồm các công đoạn sau:

• Căn cứ vào các quy định hiện hành, kết quả tính thuế của người khai hải quan và kết quả kiểm tra tính thuế hàng hoá (nếu có) để kiểm tra xác định số thuế phải nộp của lô hàng.
• Ra thông báo thuế hoặc viết biên lai thu thuế (nếu có), viết biên lai lệ phí hải quan.
• Nhập số liệu vào máy vi tính và chuyển hồ sơ cho lãnh đạo đội trực tiếp điều hành khâu kiểm tra tính thuế để xác nhận đã làm thủ tục hải quan và trả tờ khai hải quan cho chủ hàng.

Nhận hàng nhập khẩu.

Nhận hàng từ tàu biển bao gồm các bước sau:

• Chuẩn bị chứng từ nhận hàng.

• Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan ga, cảng về việc giao hàng từ nước ngoài về
• Xác nhận với cảng về kế hoạch tiếp nhận hàng, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng, điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ hàng hoá và bảo quản hàng hoá.
• Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá như vận chuyển đơn, lệnh giao hàng.
• Tiến hành nhận hàng: Nhận về số lượng, xem xét sự phù hợp với tên hàng, chủng loại thông số kỹ thuật, chất lượng bao bì, ký mã hiệu của hàng hoá so với yêu cầu đã thoả thuận trong hợp đồng.

Người nhập khẩu phải kiểm tra, giám sát việc giao nhận hàng, phát hiện các sai phạm và giải quyết các tình huống phát sinh.

• Thanh toán chi phí giao nhận, bốc xếp bảo quản hàng hoá cho cảng.

Nếu công ty nhận hàng chuyên chở bằng Container bao gồm các bước:

• Nhận vận đơn và các chứng từ khác.
• Trình vận đơn và các chứng từ khác như : Hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói cho hãng tàu để đổi lấy lệnh giao hàng (D/O).
• Nhà nhập khẩu đến trạm hoặc bãi Container để nhận hàng. Nếu hàng nguyên Container và công ty muốn nhận Container về để kiểm tra tại kho riêng thì trước đó phải đề nghị với cơ quan hải quan, đồng thời đề nghị hãng tàu để mượn Container. Khi được chấp nhận chủ hàng kiểm tra, niêm phong, kẹp chì của Container, vận chuyển Container về kho riêng sau đó công ty trả Container rỗng cho hãng tàu.

Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đường sắt:

• Nếu hàng đầy toa xe, người nhập khẩu nhận cả toa xe, kiểm tra, niêm phong kẹp chì, làm thủ tục hải quan, dỡ hàng, kiểm tra hàng hoá, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng.
• Nếu hàng hoá không đủ toa xe, người nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao hàng và ngành đường sắt, rồi tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho riêng.

Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đường hàng không: Người nhập khẩu nhận hàng tại trạm giao nhận hàng không, tổ chức hàng vận chuyển về kho riêng của mình.

Nếu nhận hàng chuyên chở bằng đường bộ:

• Nếu nhận tại cơ sở người nhập khẩu thì người nhập khẩu phải chịu trách nhiệm dỡ hàng xuống và nhận hàng.
• Nếu nhận hàng tại cơ sở của người vận tải thì người nhập khẩu phải kiểm tra hàng và tổ chức vận chuyển hàng về kho riêng.

Kiểm tra hàng .

Sau khi nhận hàng bên nhập khẩu làm thủ tục kiểm tra quy cách, phẩm chất và tình hình thực tại của hàng hoá. Thông thường bên mua sẽ mời một cơ quan giám định để giám định hàng hoá. Cơ quan này lấy mẫu, phân tích số lượng, chất lượng hàng xem có phù hợp với hợp đồng không.

• Đối với ga hoặc cảng: Kiểm tra niêm phong kẹp chì trước khi bốc hàng, xem hàng có được xếp đúng theo sơ đồ không.
• Nếu khi bốc hàng thấy thiếu hụt mất mát về số lượng thì phải lập biên bản kế toán nhận hàng trên tàu. Nếu hàng bị đổ vỡ hư hỏng thì lập biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng và phải có chữ ký của thuyền trưởng.
• Đối với chủ hàng là đơn vị nhập khẩu: Khi kiểm tra hàng hoá nếu có thấy tổn thất thì lập thư dự kháng và lập ngay một biên bản giám định và yêu cầu kho, cảng, công ty bảo hiểm, công ty giám định do hai bên chọn ký nhận.
• Các cơ quan kiểm dịch động thực vật cũng phải kiểm dịch và cấp giấy chứng nhận an toàn về hàng hoá (nếu hàng hoá là động thực vật).

Làm thủ tục thanh toán:

Trong thương mại quốc tế hiện nay có nhiều phương thức thanh toán khác nhau nhưng chủ yếu dùng một trong các phương thức sau:

• Phương thức chuyển tiền.
• Phương thức nhờ thu.
• Phương thức giao chứng từ trả tiền.
• Phương thức tín dụng chứng từ (L/C).

Tuy nhiên, trong các phương thức đó thì thanh toán bằng L/C là có độ an toàn cao hơn cả, nó đảm bảo quyền lợi cho cả người mua và người bán.

Trong thanh toán quốc tế việc sử dụng thanh toán bằng L/C khá rộng rãi nhưng trong số các phương thức thanh toán này thì loại thư tín dụng không huỷ ngang vẫn phổ biến nhất vì nó đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Như vậy, sau khi đã hoàn thành việc thanh toán thì coi như việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu đã xong. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện hợp đồng có thể có những vấn đề nảy sinh có thể dẫn tới vi phạm. Việc giải quyết vấn đề này như thế nào còn phụ thuộc vào sự thoả thuận và thiện chí của hai bên.

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có ):

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu nếu như chủ hàng nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị thiếu, tổn thất, đổ nát, mất mát thì cần khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời hạn khiếu nại.

Đối tượng khiếu nại là người bán nếu hàng có chất lượng hoặc số lượng không phù hợp, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn...

Đối tượng khiếu nại là công ty bảo hiểm nếu hàng hoá (đối tượng của bảo hiểm) bị tổn thất do thiên tai, tai nạn bất ngờ hoặc do lỗi của người thứ ba gây ra khi những rủi ro này được mua bảo hiểm.

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất như biên bản giám định, vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại tại công ty bảo hiểm). Việc giải quyết khiếu nại phải thận trọng kịp thời, tỉ mỉ, giải quyết khẩn trương. Nếu việc khiếu nại không giải quyết thoả đáng thì hai bên có thể kiện nhau ra Hội đồng trọng tài hoặc tại toà án (nếu có thoả thuận trong hợp đồng).

Trên đây là toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khi tiến hành hoạt động kinh doanh của mình thì các bên phải nghiêm túc chấp hành và tuân thủ pháp luật một cách triệt để. Đó chính là toàn bộ cơ sở cho các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xuất nhập khẩu có thể vận dụng vào hoạt động kinh doanh của mình.

Ý nghĩa của việc tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu:

Hợp đồng nhập khẩu là kết quả của việc nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu, lựa chọn đối tác, lập phương án kinh doanh, tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng. Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là tự nguyện thực hiện những điều mà các bên đã thoả thuận cam kết, có nghĩa là thực hiện các nghĩa vụ và quyền lợi của mỗi bên. Việc tổ chức thực hiện tốt hợp đồng nhập khẩu có một ý nghĩa quan trọng đối với mỗi bên.

Từ quá trình nghiên cứu thị trường cho đến quá trình đàm phán ký kết hợp đồng chỉ được đánh giá là có kết quả theo đúng nghĩa của nó khi thực hiện hợp đồng có hiệu quả.

Thực hiện hợp đồng nhập khẩu là thực hiện một chuỗi các công việc kế tiếp được đan kết chặt chẽ với nhau. Thực hiện tốt một công việc làm cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng. Như vậy tổ chức tốt thực hiện hợp đồng là trên cơ sở tổ chức tốt từng mắt xích công việc của một hợp đồng, theo một trình tự logic kế tiếp nhau. Thực hiện tốt môt nghĩa vụ hợp đồng không những tạo điều kiện cho mình thực hiện tốt nghĩa vụ tiếp theo mà còn tạo điều kiện cho bên đối tác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ. Mỗi bên thực hiện tốt từng nghĩa vụ của mình trong hợp đồng nhập khẩu sẽ tạo cho các bên khác thực hiện tốt nghĩa vụ của họ và có nghĩa là mình thực hiện tốt các quyền lợi của mình. Khi thực hiện tốt các nghĩa vụ của mình là cơ sở khiếu nại khi bên đối tác không thực hiện tốt nghĩa vụ của họ trong hợp đồng.

Ta thấy thực hiện hợp đồng là nột quá trình phức tạp. Do đó các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát điều hành chặt chẽ để tối ưu hoá quá trình thực hiện.