Sử dụng Notes email

Giao diện và khởi động

Notes Email là một trong những ứng dụng cơ bản nhất của Lotus, hầu hết các ứng dụng Notes khác đều sử dụng chức năng Email này để gửi/nhận các message. Notes Email là một trong những hệ thống Email tốt nhất hiện nay.

Khởi động hệ thống thư tín, hãy Nhấn chuột vào biểu tượng Email ở thanh liên kết phía trái màn hình Notes:

Màn hình giao diện chính của hệ thống Email

Màn hình phân thành 03 vùng:

Thông tin về người dùng sở hữu hộp thư hiện tại

Thay đổi chế độ hiển thị, tham chiếu đến các thư tín..

Liệt kê danh sách các thư người dùng gửi/nhận.

Các view và folder của một hòm thư notes

Một hòm thư Notes của mỗi người dùng, bao gồm các View va các Folder như sau.

Chứa mọi thư nhận được, và số trong cặp dấu ngoặc () là số thư mới chưa đọc.

Chứa mọi thư nháp (các thư đang soạn dở và lưu lại chưa gửi đi ngay).

Chứa mọi thư đã gửi đi.

Chứa mọi tài liệu (bản ghi) trong hòm thư.

Các kiểu xem thư khác nhau

All Documents là xem toàn bộ các thư có trong hộp thư

Mail Threads:

Chứa các thư mục lưu thư do người dùng tạo ra

Rules: Chứa các luật nhận thư để phân phát về các thư mục hoặc xóa bỏ luôn.

Stationery: Chứa các mẫu thư.

Đọc thư

Để đọc được các thư có trong danh sách

Tạo thư mới

Từ màn hình giao diện chính bấm chọn nút trên thanh công cụ.

Để gửi thư cho ai, hãy gõ địa chỉ vào ô To

Để đồng gửi thư cho ai, hãy gõ địa chỉ vào ô cc

Để gửi thư cho những người mà không muốn cho họ biết thư này được đồng gửi cho ai, hãy gõ địa chỉ vào ô bcc

Gõ tiêu đề vào ô Subject

Gõ nội dung bức thư vào phần soạn thảo (vùng màn hình rộng nhất có con trỏ làm việc nhấp nháy).

Chọn địa chỉ người nhận:

Có hai cách để chỉ định địa chỉ của những người nhận thư:

Cách 1: Gõ địa chỉ (nếu người dùng nhớ) vào ô To

Cách 2: Chọn từ sổ địa chỉ bằng cách kích vào liên kết To. hoặc kích nút

Nếu muốn sử dụng sổ địa chỉ khác kích chuột vào lựa chọn sổ xuống trong hộp Choose address book để chọn

để tìm kiếm nhanh một người địa chỉ người nhận trong sổ địa chỉ

Danh sách phía bên trái là danh sách các địa chỉ có trong sổ địa chỉ tương ứng

Danh sách bên phải là danh sách người nhận thư sau khi đã chọn

Sau khi đã chọn được người nhận thư nếu muốn bỏ người nào đó khỏi danh sách người nhận thư thì kích chọn vào người đó trong danh sách người nhân -> kích nút , nếu muốn bỏ tất cả danh sách người nhận thư đi thì chọn

Chú ý:

Để gửi thư cho ai, chọn người từ sổ địa chỉ (sổ địa chỉ toàn mạng hoặc sổ địa chỉ của cá nhân), kích chuột vào nút

Để đồng gửi cho ai chọn người và kích chuột vào nút

Chọn những người nhận mà không cho họ biết thư được đồng gửi cho ai, kích chuột vào nút

Giả sử ở đây ta kích chọn

Sau khi chọn được người nhận thư tương ứng đưa vào trong danh sách nhận thư kích nút OK để trở về màn hình soạn thư.

Đính kèm file: Trong thư muốn gửi kèm các tệp với thư thì thực hiện như sau

Trên thanh công cụ kích chuột vào nút hoặc trên thanh thực đơn kích chọn File -> chọn Attach... hộp thoại chọn tệp xuất hiện

Chọn tệp muốn đính kèm sau đó kích nút Create khi đó tệp được chọn đã đính kèm trong thư thể hiện ở biểu tượng và tên tệp trong phần soạn thảo nội dung thư

Chú ý:

Có thể chọn nhiều tệp đính kèm trong một thư

Nếu muốn bỏ tệp đính kèm khỏi thư đang soạn thảo thì kích chuột vào tên tệp đó trong phần nội dung thư -> bấm phím Delete trên bàn phím -> có hộp hội thoại cảnh báo xuất hiện bấm phím Enter

Sau khi soạn thảo xong thư, điền đầy đủ thông tin người người nhận kích nút để gửi thư đi.

Ngoài ra thanh tác vụ còn một số nút như sau:

Gửi thư và lưu một bản

Ghi thư lại để lần soạn tiếp mà chưa gửi đi ngay

Thiết đặt một số các thông số để gửi thư đi như mã hóa thư,...

Để thiết đặt các thông số cho người dùng như chữ ký ...

Trả lời thư nhận được

Cách 1:

Từ màn hình các thư nhận.

Chọn thư muốn trả lời.

Chọn nút Reply -> Reply

Cách 2:

Mở thư nhận được -> chọn nút Reply

Từ nút Reply ta thấy có một số lựa chọn khác như sau:

Reply with History: Trả lời thư vớ nội dung thư được trả lời nằm phía dưới của nội dung thư mới soạn
Reply without Attachment(s): Trả lời thư với nội dung thư cũ nằm phía dưới nội dung thư mới soạn như không chứa các tệp đính kém trong thư được trả lời
Reply with Internet –Style History: Trả lời thư với nội dung thư được trả lời nằm trong thư mới này theo phong cách trên Internet

Chuyển tiếp chuyển thư

Khi nhận được một thư mới, người dùng hoàn toàn có thể chuyển tiếp thư đó cho một hoặc một số người khác với nội dung hoàn toàn như cũ hoặc thêm các nội dung mới vào.

Cách trung chuyển thư hoàn toàn tương tự như các trả lời thư, có thể kích chọn một thư trong danh sách thư để chuyển tiếp mà không cần mở ra đọc

Khi người dùng nhận được một bức thư, nếu người dùng muốn gửi tiếp cho môt người khác trên mạng, từ màn hình đọc thư hoặc màn hình danh sách các thư nhận, chọn thư sau đó chọn nút Forward -> Forward.

Hoặc kích đúp vào thư đang muốn chuyển tiếp -> chuyển sang chế độ đọc thư -> kích chọn nút Forward -> Forward

Chuyển sang màn hình soạn thảo thư

Trong phần thân của nôi dung thư xuất hiện sẵn thư được trả lời, người dùng có thể đưa thêm nội dung mới vào phần trên của nội dung thư cũ

Gõ địa chỉ người nhận hoặc chọn người nhận trong sổ địa chỉ và các thao tác còn lại giống như các thao tác đã thực hiện trong phần gửi thư

Xoá thư

Từ màn hình nhận thư, chọn các thư muốn xóa

Bấm phím DELETE trên bàn phím hoặc kích vào nút lệnh trên thanh tác vụ.

Khi đó thư bị xóa sẽ được chuyển vào thư mục Trash chứ chưa xóa hẳn

Chú ý: Các thao tác trên mới chỉ đánh dấu xoá bản ghi, để xoá hẳn các bản ghi đang bị đánh dấu xoá, hãy theo các bước sau:

Chuyển đến các thư đang đánh dấu xoá: Trash

Nếu muốn xóa bỏ hoàn toàn các thư trong thư mục Trask thì kích nút

Muốn khôi phục lại một thư nào đó trong danh sách các thư đã bị xóa kích chọn thư đó -> Kích nút

Muốn khôi phục lại một thư nào đó trong danh sách các thư đã bị xóa kích chọn

Muốn xóa hẳn một số thư trong thư mục Trask thì kích chọn các thư đó -> kích nút

Ghi chú: Mọi thao tác khác: như CUT, PASTE, COPY, DELETE...đều giống như trên môi trường Windows

Tạo thư viện các báo cáo và các thư mẫu

Chuyển sang View Stationery màn hình phía trái (màn hình chọn chế độ hiển thị).

Soạn thảo, định dạng thư mẫu.

Lưu với tên thư mẫu.

Cách thức soạn thư mẫu hoàn toàn tương tự các thao tác soạn thảo thư thông thường

Sau khi soạn thảo xong thư mới, kích chuột vào nút để lưu thư mẫu lại

Gõ tên cho thư mẫu trông hộp hội thoại

Kích OK để hoàn tất thao tác soạn thảo thư mới

Tạo thư tín từ các mẫu

Chuyển sang View Stationery ->Chọn nút New -> chọn Memo using Stationery.

Chọn mẫu từ danh sách sẵn có.

Chọn mẫu thư từ danh sách để áp cho thư mới

Kích OK

Ngay sau đó một thư tín mới được tạo từ các mẫu người dùng đã tạo từ trước, người dùng chỉ việc điền các thông tin một cách thích hợp, chọn người nhận và gửi thư đi

Chú ý: Chức năng này được sử dụng cho các công việc:

Tạo các báo cáo hàng ngày, tuần, tháng,... lặp lại nhiều lần.

Các loại thư tín tuân theo một khuôn dạng cố định.

Gửi và nhận thư có kèm các File

Hệ thư tín có thể giúp người dùng chuyển nhận các File với tốc độ rất cao vì các tính năng nén và giải nén của hệ thống, Notes Email cũng là chức năng được dùng nhiều nhất trên hệ thống mạng Notes.

Gửi thư gắn kèm File

Đính kèm file: Trong thư muốn gửi kèm các tệp với thư thì thực hiện như sau

Trên thanh công cụ kích chuột vào nút hoặc trên thanh thực đơn kích chọn File -> chọn Attach... hộp thoại chọn tệp xuất hiện

Chú ý:

Có thể chọn nhiều tệp đính kèm trong một thư

Sau khi soạn thảo xong thư, điền đầy đủ thông tin người người nhận kích nút để

gửi thư đi.

Mở File nhận được

Khi nhận được thư có File, người dùng kích đúp vào biểu tượng của File nhận:

Kích chọn Open khi đó tệp đính kèm được mở ra

View: xem trước nội dung của tệp đó bằng chương trình Lotus Notes

Edit: sửa nội dung tệp đính kèm

Save: ghi tệp đính kèm xuống máy tính

Delete: để xóa tệp đính kèm

Các lựa chọn khi đóng cửa sổ soạn thảo

Chú ý: Khi đóng cửa sổ các màn hình soạn thảo người dùng rất hay gặp màn hình hỏi đáp sau:

Bốn lựa chọn khi huỷ bỏ một thư đang soạn dở

Bốn lựa chọn này có nghĩa như sau:

Send and save: Gửi thư và lưu lại một bản sao.

Send only: Chỉ gửi mà không lưu.

Save only: Chỉ lưu mà không gửi.

Discard: Dừng mọi việc và thoát khỏi mà không lưu lại kết quả gì.

Cancel:Giữ nguyên màn hình soạn thảo để tiếp tục

Tổ chức sắp xếp các tài liệu bằng các Folder

Nếu các người dùng đã từng sử dụng Windows thì chức năng này gần giống như vậy, người dùng có thể dùng các Folder tự tạo để tổ chức các tài liệu, chú ý một điều rằng các Folder này chỉ dùng để đánh dấu tham chiếu đến các tài liệu, do vậy khi tài liệu bị xoá thì nó sẽ biến mất ở mọi Folder có đánh dấu tài liệu này.