Xác định địa giới hành chính và lập, quản lý hồ sơ địa giới hành chính

* Xác định địa giới hành chính

Địa giá hành chính là ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một sô yêu tô chính về tự nhiên, kinh tê, xã hội.

Địa giới hành chính được xác định bằng các mốc giới cụ thể thể hiện toạ độ vị trí đó.

Hiện nay nước ta được chia thành 4 cấp hành chính là: cấp trung ương, cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã. Giữa các đơn vị hành chính các cấp này đều có ranh giới được thể hiện bằng các mốc địa giới có toạ độ của vị trí các mốc đó.

Việc xác định địa giới hành chính được quy định tại Điều 16, Luật Đất đai 2003 như sau: Chính phủ chỉ đạo việc xác định địa giới hành chính, lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính các cấp trong phạm vi cả nước. Bộ Nội vụ quy định về trình tự, thủ tục xác định địa giới hành chính, quản lý mốc địa giới và hồ sơ địa giới hành chính. Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về kỹ thuật và đinh mức kinh tế trong việc cắm mốc địa giới hành chính, lập hồ sơ địa giới hành chính các cấp. Uỷ ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện việc xác định địa giới hành chính trên thực địa, lập hồ sơ địa giới hành chính trong phạm vi địa phương.

Như vậy, chỉ đạo việc xác định địa giới hành chính, quản lý mốc địa giới hành chính và hồ sơ địa giới hành chính trong toàn quốc (không phân biệt ở cấp nào) là nhiệm vụ của Chính phủ.

Chính phủ trực tiếp tổ chức thực hiện việc xác định các mốc địa giới hành chính trên thực địa, lập hồ sơ địa giới hành chính của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trực tiếp tổ chức thực hiện việc xác định các mốc địa giới hành chính trên thực địa, lập hồ sơ địa giới hành chính của các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trong địa bàn mình quản lý. Uỷ ban nhân dân các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh trực tiếp tổ chức thực hiện việc xác định các mốc địa giới hành chính trên thực địa,lập hồ sơ địa giới hành chính của các xã, phường, thị trấn trong địa bàn mình quản lý.

Tuy nhiên, số mốc, trình tự, thủ tục để xác định các mốc địa giới hành chính trong hồ sơ là do Bộ Nội vụ quy định. Đồng thời, Bộ Nội vụ còn quy định về quản lý các mốc địa giới hành chính và hồ sơ địa giới hành chính. Bởi lẽ một mốc địa giới hành chính bao giờ cũng giáp ít nhất 2 đơn vị hành chính nên phải có quy định cụ thể để một mốc địa giới hành chính chỉ giao cho một đơn vị hành chính trực tiếp quản lý. Có như vậy mới tránh được tình trạng "cha chung không ai khóc" tức là một mốc địa giới hành chính do nhiều đơn vị hành chính cùng quản lý có thể sẽ trở thành không ai quản lý. Theo quy định của Bộ Nội vụ về số mốc địa giới hành chính, Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định về kỹ thuật để xác định toạ độ các mốc địa giới hành chính và quy định về định mức kinh tế khi thực hiện xác định các mốc đó và lập hồ sơ địa giới hành chính.

* Lập và quản lý hồ sơ địa giới hành chính

Hồ sơ địa giới hành chính tà hồ sơ phục vụ quản lý nhà nước đối với địa giới hành chính, gồm 9 loại giấy tờ sau đây:

-Quyết định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về việc thành lập đơn vị hành chính hoặc điều chỉnh địa giới hành chính (nếu có);

-Bản đồ địa giới hành.chính;

-Sơ đồ vị trí các mốc địa giới hành chính;

-Bảng tọa độ các mốc địa giới hành chính, các điểm đặc trưng trên đường địa giới hành chính;

-Bản mô tả tình hình chung vềđịa giới hành chính;

-Biên bản xác nhận mô tả đường địa giới hành chính;

-Phiếu thống Kế về các yếu tố địa lý có liên quan đến địa giới hành chính;

- Biên bản bàn giao mốc địa giới hành chính;

-Thống Kế các tài liệu về địa giới hành chính của các đơn vị hành chính cấp dưới.

Hồ sơ địa giới hành chính cấp nào được lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân cấp đó,Uỷ ban nhân dân cấp trên, Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trường. Hồ sơ địa giới hành chính cấp dưới do Uỷ ban nhân dân cấp trên trực tiếp xác nhận; hồ sơ địa giới hành chính tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương do Bộ Nội vụ xác nhận.Uỷ ban nhân dân xã phường, thị trấn có trách nhiệm quản lý mốc địa giới hành chính trên thực địa tại địa phương; trường hợp mốc địa giới hành chính bị xê dịch, hư hỏng phải kịp thời báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Như vậy hồ sơ địa giới hành chính của một đơn vị hành chính được quản lý ở 4 nơi là: Uỷ ban nhân dân cấp đó, Uỷ ban nhân dân cấp trên trực tiếp, Bộ Nội vụ, Bộ Tài nguyên và Môi trường. Tuy nhiên, bộ hồ sơ nằm ở cấp huyện và cấp tỉnh được Uỷ ban nhân dân giao cho Phòng Nội vụ hoặc Sở Nội vụ quản lý. Hồ sơ địa giới hành chính của cấp xã sẽ không có loại giấy tờ cuối (Thống Kế các tài liệu về địa giới hành chính của các đơn vị hành chính cấp dưới) vì cấp xã là cấp cuối cùng trong hệ thống hành chính. Một đơn vị hành chính muốn xác nhận địa giới hành chính của mình phải do Uỷ ban nhân dân cấp trên trực tiếp thực hiện; đối với cấp tỉnh, muốn xác nhận phải do Bộ Nội vụ thực hiện. Điều này giải thích tại sao khi xét duyệt phương án quy hoạch sử dụng đất của các cấp bao giờ cũng phải có đại diện của ngành nội vụ cấp trên trực tiếp tham gia để tránh tình trạng "lập quy hoạch nhầm" ra ngoài địa giới hành chính. Sau khi đã xác định và cắm các mốc địa giới hành chính theo quy định của Bộ Nội vụ Bộ Tài nguyên và Môi trường thì từng mốc địa giới hành chính cụ thể được bàn giao cho Uỷ ban nhân dân các xã, phường, thị trấn quản lý. Trong quá trình quản lý nếu các mốc địa giới hành chính này bị xê dịch, hư hỏng thì Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn phải báo cáo ngay cho Uỷ ban nhân dân cấp trên trực tiếp (huyện, quận, thị xã,thành phố thuộc tỉnh) để có biện pháp xác định lại bằng cách căn cứ vào toạ độ đã được xác định và lưu trong hồ sơ địa giới hành chính.

Việc xác định, lập và quản lý các mốc địa giới hành chính hết sức quan trọng, nó góp phần giữổn định biên giới giữa các đơn vị hành chính. Trong quản lý hành chính nhà nước, nếu Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp thực hiện tốt nội dung này sẽ tránh được tình trạng tranh chấp địa giới hành chính của các cấp dưới.

Lập bản đồ hành chính

Theo Khoản 9 và Khoản 10, Điều 4, Luật Đất đai 2003 thì:

Bản đồ địa giới hành chính tà bản đồ thể hiện các mốc địa giới hành chính và các yếu tố địa vật, địa hình có liên quan đến mốc địa giới hành chính.

Bản đồ hành chính là bản đồ thể hiện ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một suyễn tô chính về tự nhiên, kinh tê, xã hội.

Lập bản đồ hành chính đã có quy định từ lâu. Tuy nhiên, đến nay nội dung này mới được luật hoá và bổ sung vào Luật Đất đai 2003. Bản đồ hành chính của địa phương nào thì được lập trên cơ sở bản đồ địa giới hành chính của địa phương đó. Bộ Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo việc lập bản đồ hành chính các cấp trong phạm vi cả nước và tổ chức thực hiện việc lập bản đồ hành chính toàn quốc, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương tổ chức thực hiện việc lập bản đồ hành chính huyện, quận,thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

Bản đồ hành chính không trực tiếp giúp cho công tác quản lý nhà nước về đất đai như bản đồ địa chính nhưng nó rất quan trọng trong công tác quản lý hành chính nhà nước nói chung, trong đó có đất đai. Theo quy định của Luật Đất đai 2003, việc lập bản đồ hành chính các cấp phải dựa trên nền bản đồ địa giới hành chính của đơn vị hành chính đó, tức là dựa vào các mốc địa giới hành chính và các yếu tố địa vật, địa hình có liên quan để lập bản đồ thể hiện ranh giới các đơn vị hành chính kèm theo địa danh và một số yếu tố chính về tự nhiên, kinh tế, xã hội của địa phương.

Dựa vào nền là bản đồ địa giới hành chính, Bộ Tài nguyên và Môi trường trực tiếp xây dựng bản đồ hành chính của toàn quốc và của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Dựa vào nền là bản đồ địa giới hành chính của các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và các xã, phường, thị trấn; Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có các đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã đó trực tiếp xây dựng bản đồ hành chính của các đơn vị cấp huyện, cấp xã này dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Bộ Tài nguyên và Môi trường.