Khái niệm về dự án

Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.

=> Phải dự kiến đội hình thực hiện (nguồn nhân lực)

=> Phải có ngày bắt đầu, ngày kết thúc

=> Phải có ít nhất 1 con số, nói lên kinh phí cho phép thực hiện công việc

=> Phải mô tả được rõ ràng kết quả (output) của công việc. Sau khi kết thúc công việc, phải có được cái gì, với những đặc tính/đặc điểm gì, giá trị sử dụng như thế nào, hiệu quả ra làm sao?

=> Phải có 1 khoản tiền cấp cho Dự án thực hiện. Người (hoặc đơn vị) cấp tiền gọi là chủ đầu tư

=> Phải có một tổ chức chặt chẽ theo dõi và thu thập mọi thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để giúp cho các cấp lãnh đạo và tổ dự án theo dõi sát sao việc thực hiện dự án

Ví dụ

Các tính chất của dự án

• Phân biệt hoạt động dự án và các hoạt động nghiệp vụ

Hoạt động dự án	Hoạt động nghiệp vụ
Tạo ra một sản phẩm xác định	Cho ra cùng một sản phẩm
Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc	Liên tục
Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau=> Khó trao đổi=> Ngại chia xẻ thông tin	Các kỹ năng chuyên môn hóa
Đội hình tạm thời- Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh thần đồng đội- Khó có điều kiện đào tạo thành viên trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay	Tổ chức ổn định- Có điều kiện đào tạo, nâng cấp các thành viên trong nhóm
Dự án chỉ làm 1 lần	Công việc lặp lại và dễ hiểu
Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí được cấp	Làm việc trong một kinh phí thường xuyên hàng năm
Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu	Phải đảm bảo làm lâu dài
Ngày kết thúc và chi phí được tính theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản lý	Chi phí hàng năm được tính dựa trên kinh nghiệm trong quá khứ

• Tính duy nhất của kết quả dự án

Dự án nhằm đạt được một kết quả mà trước đó chưa làm, hoặc chưa có

=> Kết quả của dự án được hình thành dần dần, từng bước, từng giai đoạn. Làm được đến đâu thì biết đến đó.

Ví dụ:

Hoạt động Dự án	Hoạt động nghiệp vụ
Nấu cỗ cho đám cưới	Nấu cơm ăn hàng ngày
Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan)	Xây các căn hộ chung cư theo kế hoạch hàng năm của thành phố
Nghiên cứu một đề tài khoa học mới	Dậy học theo kế hoạch hàng năm của nhà trường Hướng dẫn luận án sinh viên
Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ	Sản xuất vũ khí hàng loạt
Xây dựng một phần mềm mới, do cơ quan đặt hàng	áp dụng một phần mềm trong hoạt động thường ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tư, sản xuất...)
Chế tạo một loại xe máy mới	Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch được giao
Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo công nghệ mới

• Các hình thức kết thúc dự án

• Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) đúng thời hạn
• Hết kinh phí trước thời hạn (Kết thúc thất bại)

Ví dụ: nghiên cứu chế thuốc chữa bệnh SIDA. Chi tiêu hết số tiền được cấp mà vẫn không tìm ra lời giải

• Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa)

Ví dụ: xây dựng sân vận động cho SeaGame

• Các tiêu chuẩn để đánh giá một dự án là thất bại

• Không đáp ứng được các mục tiêu đã đề ra ban đầu
• Không đáp ứng được thời hạn
• Vượt quá ngân sách cho phép (20-30%)

• Các lý do khiến dự án thất bại

• (17%) Không lường được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc => dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí không chính xác
• (21%) Thiếu thông tin
• (18%) Không rõ mục tiêu
• (32%) Quản lý dự án kém
• (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng được kết quả dự án, người bỏ ra đi, ....)

=> Khắc phục

• Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án
• Quản lý dự án tốt