Giới thiệu chung

• Phải chọn ra một phần mềm thích hợp để mua và sử dụng
• Phải học sử dụng phần mềm sao cho thành thạo (mất một thời gian ban đầu để học)
• Nên sử dụng 1 phần mềm cho:

• tất cả các máy tính trong dự án
• tất cả các công việc mà phần mềm có thể đáp ứng (tránh dùng các phần mềm khác nhau)

• Nên để ý đến các phiên bản nâng cấp của phần mềm
• Phần mềm chỉ trợ giúp, không thể thay thế cho Người quản lý dự án. Nhiều Người quản lý dự án cùng dụng 1 phần mềm, nhưng kết quả thành công khác nhau. Có rất nhiều công việc phải làm bằng tay và phải suy nghĩ rất cẩn thận (xác định bảng công việc, ước tính một số tham biến, ...)
• Dữ liệu cho phần mềm phải thường xuyên được cập nhật mới có ý nghĩa
• Người cập nhật phần mềm: càng ít càng tốt. Người xem phần mềm: càng nhiều càng tốt
• Biết sử dụng thành thạo 1 phần mềm còn hơn là biết sử dụng không thành thạo nhiều phần mềm
• Mọi dữ liệu nhập vào phần mềm chỉ là những dữ liệu thô thiển, trong khi thực tế còn rất nhiếu yếu tố khác không mô tả được, không định lượng được
• Nên kết hợp thêm với các phần mềm Word, EXCEL, Email

Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án

• Quản lý các dự án nhỏ

Microsoft Project

Fast Track

ManagePro

TimeLine

MacProject

Đặc điểm:

Dễ sử dụng đối với những nhà quản lý không chuyên Tin học

Phản ảnh tốt việc lập kế hoạch dự án (công việc, thời gian, chi phí tài chính, nhân lực)

Còn chưa đáp ứng tốt các yêu cầu khác dối với quản lý: giám sát, điều khiển công việc

- Quản lý các dự án mức trung bình

Project Management Workbench

SuperProject

- Quản lý các dự án lớn, phức tạp

Primavera

Artimis

OpenPlan

Lưu ý: Các phần mềm chỉ có thể trợ giúp người quản lý mà không thể quản lý dự án!

Phần mềm MS Project

Chức năng:

• Lập kế hoạch dự án (Thiết kế hoạch thực hiện dự án): dựa trên các dữ liệu ban đầu về

• Các công việc phải làm
• Ràng buộc đối với mỗi công việc (thời gian, thứ tự thực hiện)
• Đội ngũ thực hiện dự án
• Kinh phí cần thiết (tiền lương cho anh em)

• (Lưu ý: các dữ liệu trên giấy phải sẵn sàng trước khi dùng phần mềm)
• Xem tình hình thực hiện dự án: Nhiều cách xem (View) khác nhau

• Trục thời gian: tương đối hay tuyệt đối
• Các thông tin kèm theo sơ đồ công việc
• Menu View

• Xem theo Lịch (Calendar)
• Xem theo lược đồ Gantt
• Xem theo lược đồ đường găng (PERT )
• Xem theo tình hình phân bố Người-Việc (Task usage)
• Xem tình hình diễn biến thực tế (Tracking Gantt)
• Xem chi phí nhân công (Resource Sheet)
• Xem tình hình sử dụng nhân lực (Resource usage)

• Điều chỉnh kế hoạch làm việc

• Thêm, bớt các công việc
• Tăng, giảm thời gian cho mỗi công việc
• Bố trí lại nhân sự
• Tăng, giảm tiền lương

• Cập nhật tiến độ công việc
• Xem báo cáo (Report)

• Báo cáo tổng hợp (Overview)
• Báo cáo theo công việc (Current Activities)
• Báo cáo tài chính (Cost)
• Báo cáo giao việc (Assignement)
• Báo cáo về phân tải công việc (Workload)