Bảng phân vai trong dự án

• Người quản lí dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án được thực hiện có hiệu lực và hiệu quả
• Người tài trợ dự án (PS-Project sponsor). Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng.
• Tổ dự án (PT - Project team). Hỗ trợ cho Người quản lý dự án để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những người vừa có kỹ năng và năng lực
• Khách hàng. (Client): Thụ hưởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án. Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án
• Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm Người quản lý dự án và Tổ dự án, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án
• Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án): nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư ký, ...

Thực tế ở Việt Nam: thông thường Người quản lý dự án là người phụ trách ban điều là hành (còn gọi Ban quản lý dự án)z

Lựa chọn nhân sự cho Ban dự án và các nhóm chuyên môn

• Các tiêu chuẩn cần có

• Kiến thức kỹ thuật
• Có chuyên môn đặc biệt gì phục vụ dự án?
• Đã có kinh nghiệm với dự án t­ương tự nào chư­a?
• Hiện có tham gia dự án nào khác không?
• Nếu có thì khi nào kết thúc?
• Có thể dành bao nhiêu thời gian cho dự án?

• Khối lư­ợng công việc chuyên môn hiện nay của người đó? có thể giảm bớt? dự đoán thời gian tới? Có thể tham gia suốt quá trình dự án được không?
• Có hăng hái tham gia nhóm dự án không?
• Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không?
• Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?
• Có tinh thần trách nhiệm không?
• Có tinh thần hợp tác không?
• Thủ trư­ởng của ngư­ời đó có ủng hộ không?

• Những điều nên tránh

• Tuyển chọn những ng­ười giống mình
• Thiếu ng­ười có sáng kiến hay ham học hỏi

• Hiểu lầm nội dung của dự án
• Trách nhiệm không rõ ràng
• Quyền hạn không rõ ràng
• Phân việc không đều, không rõ ràng
• Không xác định đ­ược những ngư­ời liên quan đến dự án
• Mục tiêu chung không rõ
• Thông tin không thông suốt

• Thành viên thiếu tin tư­ởng nhau - nghi kị nhau

• quyÒn Lợi cá nhân của thành viên không phù hợp với công việc của dự án
• Không cam kết thực hiện kế hoạch
• Không có tinh thần đồng đội
• Không quan tâm tới chất l­ượng công việc

Nói về người quản lý dự án

- Trách nhiệm của người quản lý dự án

Là người có ảnh hưởng tới mọi người để đạt tới các mục đích và mục tiêu của dự án. Có những trọng trách:

• Nắm vững những nội dung bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách.

• Trao đổi với các anh em

Bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc. ý tưởng là trao đổi cởi mở và trung thực.

• Động viên, khuấy động tinh thần làm việc

Bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền.

• Theo dõi công việc

Bao gồm theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng

• Hỗ trợ cho mọi người
• Xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm:

Bổ nhiệm người phụ trách

Phân bổ trách nhiệm

Khuyến khích tinh thần đồng đội

Làm phát sinh lòng nhiệt tình

Thành lập sự thống nhất chỉ huy

Quản lý trách nhiệm

Cung cấp môi trường làm việc tốt

Trao đổi với anh em

- Các sức ép trên vai người quản lý dự án

Những sức ép làm cho người quản lý thường rơi vào phong cách quản lý bị động. Đó là các sức ép:

• Từ phía khách hàng
• Uy tín, danh dự
• Tài chính
• Từ thủ trưởng cấp trên
• Thủ tục hành chính
• Nhân sự (sự đồng thuận, sự hợp tác, sự "chung thuỷ")
• Thị trường (cạnh tranh)
• Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lượng
• Nguồn nhân lực hạn chế
• Công nghệ

- Phẩm chất của người quản lí dự án

• Khả năng tâm sự, thông cảm với người khác. Người quản lý dự án phải có khả năng quan hệ tích cực với mọi người. Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu cầu của mọi người.

• Khả năng diễn đạt. Người quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tưởng của mình dưới dạng lời và viết. Trình bày lời thường xuất hiện với các dự án và kĩ năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án.
• Tính kiên quyết. Người quản lý dự án phải không tránh né việc đưa ra các quyết định cứng rắn. Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá. Tuy nhiên cần đưa ra quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả.
• Tính khách quan. Người quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận những thông tin quan trọng không muốn nghe.
• Toàn tâm toàn ý. Người quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho sự thành công của dự án. Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và tài chính để hoàn thành các mục đích và mục tiêu. Việc thiếu nhiệt tình có thể trở thành lây lan sang những người tham dự khác, làm cho năng suất có thể bị giảm.
• Đầu tầu, gương mẫu, lôi cuốn. Người quản lý dự án cần có khả năng làm cho mọi người tham dự vào dự án và duy trì sự tham dự đó cho tới khi đạt được các mục đích và mục tiêu. Nếu người quản lí dự án không thể động viên được anh em thì cả nhóm sẽ không thực hiện tốt công việc
• Trung thực. Nếu người quản lí dự án không đạt về mặt này, thì việc quản lí dự án sẽ rất khó khăn. Sự tin tưởng sẽ bị suy giảm, gây ấn tượng không tốt của anh em.
• Nhất quán. Người quản lý dự án không thể đi chệch tầm nhìn, ngoại trừ những hoàn cảnh bất khả kháng. Người quản lí dự án phải ra các quyết định để đạt tới các mục đích và mục tiêu dự án. Tính nhất quán nuôi dưỡng cho sự ổn định và làm cho những người tham dự thích ứng với hoàn cảnh thay đổi. Việc thiếu nhất quán hay dẫn đến sự bất đồng.
• Tầm nhìn xa trông rộng. Người quản lý dự án phải có khả năng thấy kết quả cuối cùng, cho dù nó không rõ ràng trong ý niệm của những người khác. Họ phải có khả năng hình dung dự án đi tới đâu và bảo đảm mọi thứ xảy ra để đạt tới tầm nhìn dự án.
• Phản ứng tích cực. Người quản lý dự án không đợi cho sự việc xảy ra rồi mới hành động. Phải đưa ra sáng kiến để giữ cho dự án tiến lên theo kế hoạch. Phải chấp nhận độ phức tạp và sự thay đổi. (Chìa khoá là quản lí thay đổi chứ không phải phản ứng thụ động).

Những trở ngại cho việc quản lý dự án

• Việc đưa vào kỉ luật quản lí dự án không dễ dàng. Một số người chống lại việc thực hành quản lí dự án bởi vì họ cảm thấy nó đụng chạm tới "độc lập chuyên môn" của mình, muốn "giấu nghề"
• Một số khác có cảm giác luôn bị "săm soi", theo dõi để phạt
• Một số khác đấu tranh với quản lí dự án bởi vì họ cảm thấy nó ngăn cấm sự sáng tạo.
• Một số người chống lại quản lí dự án vì khó chịu với những phiền phức hành chính (họp hành, báo cáo, lấy chữ ký, ...). Thực ra đó là những việc cần thiết thực sự

Việc ra quyết định của người quản lý

Ra quyết định là một hành động quan trọng của người quản lý.

Thực chất, quản lý là một quá trình ra quyết định

- Các mức độ ra quyết định: (tuỳ vào tầm ảnh hưởng của quyết định đến mục tiêu quản lý)

• ở cấp cao, các quyết định liên quan tới các mục tiêu chung
• ở cấp trung gian, các quyết định liên quan tới các mục tiêu cụ thể, các vấn đề chuyên môn, công nghệ
• ở cấp thấp, các quyết định liên quan trực tiếp đến sự chỉ đạo thực hiện về nghiệp vụ trong hoạt động

Ví dụ: