Quản lý dự án là gì
Khái niệm về quản lý dự án
Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án.
Môt dự án được quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn được chủ đầu tư về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lượng kết quả.
Lịch sử sơ lược
- Việc quản lí dự án đã có từ thời xưa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kỳ quan thế giới....
- Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đưa ra khái niệm sơ đồ Gantt => Quản lý công việc theo thời gian
- Cuối những năm 50': PERT (Program Evaluation and Review Technique) và CPM (Critical Path Method) => quản lý công việc trên những ràng buộc khác (độ ưu tiên, kinh phí, ...)
- Sau này, lý luận về QLDA được bổ sung thêm những ý tưởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên (nhấn mạnh đến tính chất xã hội của khoa học QLDA)
Phân biệt hai loại công việc: Quản lý dự án và thực hiện dự án
Có thể thêm ở đây hình vẽ sự phân biệt chức năng công việc của người quản lí dự án và người quản lí chuyên môn nghiệp vụ.
Các phong cách quản lý dự án
(1)- (3): Quản lý bị động
Ví dụ:
- (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó.
- (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các phương pháp cũ, công nghệ cũ
- (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông người làm cho xong
(4): Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tưởng).
Một phong cách quản lý dự án thụ động có những đặc tính:
- Người quản lý luôn đứng sau các mục tiêu của dự án
- Hấp tấp, bị kích động, nghĩ về tương lai ngắn
- Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trước mắt, không nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bước đi đúng hay không.
- Không kiểm soát được tình thế. Nhiêù khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức
Hậu quả của quản lý dự án thụ động
- Kết quả thu được không ổn định, phải sửa lại thường xuyên
- Tinh thần làm việc trong dự án không cởi mở, hợp tác
- Năng suất thấp, công việc không chạy
- Rối loạn trong điều hành
- Không sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên, nhân lực
- Bị động trước những thay đổi: yêu cầu của khách hàng, biến động về nhân sự, => dẫn đến tình trạng "người quản lý dự án bị dự án quản lý" (the changes manage the project managers, rather than the project managers managing the changes)
- Hồ sơ dự án kém chất lượng
- Nói chung => dự án bị chậm tiến độ, tiêu vượt quá kinh phí. Chất lượng dự án không đảm bảo, chất lượng khả nghi.
Các nguyên lý chung của phương pháp luận quản lý dự án
- Linh hoạt, mềm dẻo
Ví dụ:
- Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc
- Đội hình thực hiện không cứng nhắc
- Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc
- Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc
- Hướng kết quả, không hướng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hưởng kết quả dự án)
Ví dụ:
- Dự án xây nhà
Mục đích: xây nhà đẹp
Các nhiệm vụ: mua vật liệu, xây, trát, hoàn thiện
- Dự án làm phần mềm
Mục đích: có phần mềm đáp ứng yêu cầu
Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử
- Huy động sự tham gia của mọi người
- Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm người khôn ngoan, được chọn lựa, những người được trời phú cho các năng lực đặc biệt.
- Cần “dân chủ hoá" việc lập kế hoạch.
- Những người tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ “thụ động”.
- Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ.
- Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên
Ví dụ:
- Dự án phần mềm:
Trách nhiệm của người phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử
- Dự án xây dựng:
Trách nhiệm của người thiết kế, người thi công
- Tài liệu cô đọng và có chất lượng
- Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhưng
- Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!!
- Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng)
- Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)
Ví dụ: Dự án làm phần mềm. Các độ đo cho 1 nhân viên lập trình
- Số dòng lệnh của chương trình
- Thời gian hoàn thành một module chương trình
- Số lỗi phát hiện ra khi kiểm thử chương trình
- Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chương trình
- Tốc độ xử lý của chương trình
- Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chương trình? Không phải là một độ đo tốt
- Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình? Không phải là một độ đo tốt
- Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng
